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「陈华讲B1第十九期」发货通知
来源:时间:2021年05月09日

大家好,今天,我们来聊一聊,在SAP中销售发货通知的实现方案和管理重点。


发货通知的流程,其实没有那么复杂,一句话就可以概括:无非就是有人给仓库一个指令,仓库照着这个指令发货就好了。


不过,如果在你的公司里面,根本就没有发货通知这个东西的话,那你就得往深里想一想了。如果没有发货通知,那么仓库是凭什么来发货的呢?仓库是怎么知道,几月几号,应该发什么货物,发到哪儿去呢?


我们前面一再强调过,仓库的职责就是见单收货,见单发货,不用去管收发货的业务本身是不是合理,只要有人拿着有足够授权的单据过来,仓库就可以收和发。而如果企业里面没有这样一个发货通知的流程,那么仓库的发货,就会变成没有任何授权,自己想发就发,这必然就是不合理的。而另一方面,仓库不知道销售订单的情况,也不知道生产计划的情况,这些信息,都是超出仓库的职责范围之外的信息,所以从实际情况来看,仓库也不可能自已就知道哪一天要发什么货。所以在企业里面,肯定会有发货通知这么一件事,如果你的企业没有,那只是你没有把这个流程摆到桌面上,形成一个正式的流程而已。


在实际的项目实施过程中,我也经常会遇到这种情况,企业的相关人员告诉我,他们就没有发货通知。当我问他那仓库怎么知道要发什么货的时候,他们告诉我,是销售打个电话,或者发个邮件,然后仓库就发货了。这也是一种通知,不过这种通知,是很不合理的。


发货通知一定要规范,一定要形成一个正式的流程。我不同意这种一个电话,一个邮件就通知发货的做法。

 

1、为什么我要强调发货通知要正规化呢?


我的理由有两个:


第一,从小的方面来说,仓库人员的效率要提高,要用最小的成本办最多的事情,那就必需要有自己合理的工作计划。


如果没有一个提前通知的流程,仓库没有办法提前预知自己的工作量,从而提前安排合理的人手和资源来进行发货,那么可能就会导致当工作量不足的时候,仓库的资源浪费,或者工作量突然增加,负担超出预期,让发货流程变慢,耽误交期等。所以一个合格的仓库主管,一定会要求各部门提前给到自己一个计划,让自己能提前安排合理的工作应对措施。


第二,从大的方面来说,销售交货是最后一个能挡住商业风险的环节。


如果不具备发货条件,例如客户的预付款没有到,又或者某个合同条款还没有最后敲定等等,当货发出去以后,就没有办法再追回了,有可能就会给企业带来不必要的商业风险。所以发货前需要确认,哪怕是走个过场,也得让相关部门有机会最后把货给拦下来。


电话、邮件的方式,看起来是很快捷,不过责任是很难追踪的,一旦发生什么异常,很难落实责任人。所以这种随意的做法,会导致各部门对整个流程的随意性,责任心必然会减弱。仪式感会加强人心理上的重视程度,所以这个流程,最好是要设计得比较规范一点才好。

 

2、那么,发货通知的流程在SAP中怎么设计比较好呢?


01 首先这个流程的发起人,我们要明确一下,是哪个部门比较好。


有几种选择,我们都可以来逐一分析一下:


第一种是由销售发起。如果是销售发起,那么流程管控的重心,主要在于客户信息沟通的流畅。有些企业可能经常会出现发货之前,要和客户最终确认一下,是否能发货的情形。例如生产用于某个工程的设备,需要根据客户工程的进展情况,来确定最终发货的日期等等。又或者需要确认是否已经具备了发货条件,例如出口的相关文件已经准备好,客户的包装规范已经最终确认等等。


但是要注意的是,销售发起的这种流程思路,不适用于达成商业风险控制的目的。也就是说,如果你的企业,面对的客户是要求预付款,为了规避商业风险而设计的发货通知的流程,那么销售是不能帮助你来管控这个风险,达成这个管理目的的。因为销售的利益更多在于他的业绩达成,他的立场没有办法做到完全中立和公正。所以为了达成这种目的,发货通知就算是由销售来发出,那也必需要加一道财务审核,由财务来确认合同要求的预付款是否已经达成,是否允许发货。


当然这个流程,在SAP中,也可以由电脑程序自动来审核和判断,当预付款没有到账时,禁止发出发货通知。类似的思路,可以参见我们前面讲过的信用额度管理的相关理念。


除了销售发起以外,还有比较常见的,是由计划来发起。计划来发起发货通知,这个是我最推荐使用的流程设计。计划在企业里面,是做为一个信息中枢的角色出现的。计划部门要很好完成自己的工作,那他就必需要完全了解前端销售的信息、后面采购的情况,以及企业内部生产的状况等,只有完全了解了这些信息,计划部门才能真正起到合理调度的作用。所以企业方方面面的信息,理论上来说计划都应当清楚。所以由计划来发起发货通知的流程,是最适合的。实际上发货计划,也是计划部门排定的三大核心计划之一。


计划部门发起这个流程,在现实中,多见于生产不是那么稳定,要根据生产的情况来安排发货的这种企业。也有可能是一些做VMI的企业,向异地进行调拨补货的业务中,因为计划才比较清除异地仓库的库存情况。


发货通知的发起,通常是以这两个部门为主。除了这两个以外,还有可能有些企业,会有专门的物流部门来安排发货,所以也有可能是由这些专职的部门来发起。例如有一些出口型的企业,需要根据船期来安排发货。又有可能有一些国内运输,考虑到运费,需要计算并按最经济的批量来安排出运等等。


所以有可能发起的部门,会有销售、计划、物流,但无论如何不应当有仓库。仓库必需是一个被动的执行部门。


流程发起后,发货通知通常需要一些部门来审核才能生效。


常见的审核部门,首先就是财务,正如我们前面所说,财务根据销售合同,可以判断是否按合同条款,已经符合了发货的条件,如果不符合,则不允许发货,以最大程度减少商业风险。


除了财务以外,还有可能会有质量。有些企业在货物出厂前,需要质检部门最终进行出货检验。所以在发货流程中,质量部门也会参与进来。当然这里会有一点点细微的差别,有一种流程设计思路中,发货通知只是告诉一下质量,让他可以根据发货通知,来预先安排自己出货检验计划,预先确定检验人手和资源等。所以这种情况下,是否能发货,最终还要看是否有合格的检验报告。还有一种流程设计思路,就是发货通知直接就让质量审核,如果质量审核不通过,那么不能发货。这种情况适用于在发货前可能需要进行包装,包装工作是根据发货通知来安排的。而在包装完成后,质量就不再具备检验的条件了,所以这种情形下,发货通知让质量来审核是比较有意义的,只有质量审核通过的情况下,发货通知才能流转到仓库,由仓库安排进行包装等工作。


这里再扩展一个题外话,有很多企业认为质量要检验的,就仅仅是货物本身的质量,其实我觉得不应该这样想。在出货检验的环节,检验的内容除了货物本身的质量外,还应当包括货物的包装是否符合要求、标识是否符合要求,例如是不是按客户要求的标签格式,贴在了外包装之外,箱子里是否按客户要求放置了检测报告等等。甚至还应当包括发货数量是不是正确无误等,这些我觉得都可以做为出货检验要检验的内容。因为一旦发生了这些错误,对于客户来说,这可能就是一个质量事故,需要去分析和提出改善对策的。

 

发货通知发起、审核后,流转到仓库,由仓库准备发货。


发完货对发货通知进行确认。这就是一个完整的发货通知的流程。


3、不过,相信大家经常会遇到的一种异常就是:实际能发货的数量,往往和发货通知要求的数量不符,那这种情况应该怎么办?


这种情况产生的原因,有可能是生产没有做出来,也有可能是有部分货物质量不达标,还有可能是发出发货通知的人,压根就不知道货物是否已经入仓,比如,发货通知假如是由销售发起,可能在销售的心里,他只是认为这个东西,从客户的角度来说,已经具备发货条件了,我也和客户确认好,客户也同意接收这批货物了,所以我就发了发货通知,至于生产有没有完成,有没有入仓,我并不清楚。


不管是哪种情况,发生了实际发货,和发货通知不符的,我认为仓库都不应当自作主张去变更数量。不管是变多,还是变少都不允许。


如果可发货的品种和发货通知不符,不能发货。这个相信大家能理解。如果可发货的数量,比发货通知要求的数量更多,仓库不能自说自话就多发,这个相信大家也能理解。不过如果可发货的数量,比发货通知要求的数量少,仓库能不能把能发的数量,先发,后面的数量,通知流程发起人再补或者挪到第二天再发呢?


很多企业会认为这是可以接受的,毕竟要关注发货的时效性嘛,先发的发掉,不够的,等生产出来后再补发就好了。


我认为这是不可取的。正如我们前面看到的,发货通知的发起人,可能会有很多考虑,最后才能确定发多少东西。例如考虑商业风险,例如考虑运输的经济性,又例如考虑配合客户的生产或安装进度等。所以数量只要是和发货通知不符,有可能也会让发货通知的发起人要重新考量。例如是不是要重新安排,以便更多节约运费。又例如是否要和客户重新沟通,根据客户调整后的计划,重新确定发货的品种和数量等等。


所以数量只要和发货通知不符,不管是多还是少,仓库都必需把通知打回去,拒绝发货,让发货通知的发起人,重新授权,重新安排发货计划,然后不折不扣执行新的发货计划。


所以在流程设计的时候,各位实施顾问,当某个操作部门嚷嚷说改来改去太麻烦的时候,你们要去仔细平衡流程的有效性和操作繁琐度之间的矛盾,找出最优的方案。


我可以给你我的理念,以做为参考:当我遇到这种矛盾的时候,我会坚持流程有效性,绝不会答应允许实际发货和发货计划有差异。但是会用别的方法来减少操作层面的繁琐度。换句话说吧,我认为在ERP实施中,二次开发肯定是必不可少的,但是二次开发永远只应当针对操作便捷来进行开发,而不应当用二次开发去改变流程逻辑和核心的理念,所以我们的二次开发,基本都是便捷性的开发,不会去动SAP主要的核心管理理念。

 

好了,以上是今天课程的全部内容,下一讲我们来聊一聊销售发货的流程,大家下一讲再见,谢谢大家!

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