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余世平:从服务开始,开拓数字动能 (上)
来源:时间:2021年05月07日

作为我国经济的第一大产业,服务业强势占据国内生产总值的半壁江山,更是经历着从内涵到外延的变革创新阶段,服务数字化成为行业发展的新趋势、新潮流,由传统经营向智慧运营转型已经是势在必行。


今天,余世平老师将依据近年服务业的行业特点与挑战,给出专业的数字化转型方向见解,助力企业全面数字化升级,开拓卓越发展的数字动能。


今天,我和大家分享的主题是SAP如何助力专业服务业智慧转型。


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专业服务业公司面临的管理挑战


首先让大家一起了解一下,专业服务业在数字化运营当中经常面临的几个主要的核心问题。
第一个是我们常说的客户管理问题,我们作为企业来说,我们的收入来源肯定来自于客户,怎么能够服务好我们的客户是一个非常非常重要的管理难题。对于专业服务业来说,由于人员的流动性比较高,怎么能够利用一个系统化的平台,把人员流动过程当中造成的客户流失的损失降到最低,是一个管理难题。其次,我们是以项目拉动的服务模型,怎么能够让项目当中的所有人按时保质的服务好我们的客户,也是一个管理挑战。这是针对客户满意度的提高的管理问题。

第二个是财务管控能力问题,怎么能够在专业服务业,这种人员服务密集型为主的公司,提供一种工具,让财务管控的数字化更加清晰,控制好外在的成本,控制好时间成本等等,给管理者更好的决策支持。
第三个是项目管理能力问题,专业服务业基本上都是项目化交付的管理服务模型,怎么能够让所有的人员在项目当中按时提交他的工作计划,项目中的任何变动,项目当中的工作人员给我们第一时间的共享等等,这都需要做一些部署的。

第四个是管理标准化,这个主要是针对专业服务业公司希望通过一定的管理手段来帮助公司实现上市,实现异地扩张,这个是要需要做管理输出的。

第五个是信息系统建设的管理难题,在数字化转移过程当中,可能有各种各样的信息系统推荐。那我们怎么能够避免重复化建设、避免烟囱化建设问题。

我们希望我们提供的解决方案是个一体化的解决方案,能够帮助中小企业在专业服务业领域实现所有模块的全覆盖。


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AVA解决方案的整体设计思路


我们的解决方案也是从上述视角来帮助企业做到全面能力提升的。主要在哪些方面提供数据支持呢?分为四个方面:

第一方面组织盈利能力数据,我们提供的解决方案是可以从不同的角度,给企业的管理层和财务部门提供相应的数据的,比如说专业服务业所面临的小团队或者分子公司的盈利数据;专业服务业经常会引进合伙人这样的一个制度,那怎么能够让合伙人给企业带来的盈利数据透明化;我们在事业部也好,分子公司也好,向下的一些成本中心或者盈利中心的部门数据;还有项目的数据和整个公司的盈利数据等等,这是从盈利数据的角度提供的数据支持。

第二方面,我们的解决方案能提供项目执行过程中的数据透明化的管理,项目的执行数据是计划和实际执行对比的重要统计资料,我们提供的解决方案能够很好地进行计划的下达、计划执行的监控等等,还有项目当中的开票、收入、采购以及费用预算的执行情况等等,这就是项目的实际执行过程中的数据的支持。

第三方面是客户数据,我们给大家推荐的解决方案,包含了传统的以ERP为核心的数据流程,还提供了前端,在潜在客户跟进阶段的项目执行的跟进过程。所以客户数据是从潜在客户到已经在执行或者在服务的客户的完整数据。

第四个方面项目文件数据,我们提供的平台,除了提供数据流程支持之外,还可以提供一些文档的帮助。大家都知道文档对于新人,或者对项目执行应用交互的管理是非常非常重要的。

以上是我们提供的解决方案的目标,希望提供多视角的数据支持,帮助中小型企业实现智慧盈利。


接下来,简单分析一下专业服务业的业务流程。

第一,以财务为核心的内部管控流程,就是说我们怎么将企业的整个资源从不同的角度进行划分,比如说从成本的角度、费用的角度、资产的角度等等,最终达到以财务为核算核心的平台。第二,关键资源指标的管控,关键资源指标就会涉及到每个业务流程的一些指标了,比如说采购当中的供应商提供服务的及时率,以及外包服务商提供的专业人员的专业水准等等。第三,多元的业务化经营的管理问题。

有了内部的数据以及流程之后,随着业务线的扩张,我们才能实现整体的设计和管理。最终就是实现以财务为中心、以项目为主线、业务流程驱动的一个整体的设计思路,这是我们解决方案的出发点和落脚点。

我们提供的解决方案是以SAP Business ByDesign平台+奥维奥增强功能,帮助专业服务业实现智慧转型。


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AVA解决方案功能模块概览


SAP Business ByDesign里面标准的功能模块有这七大部分——财务、项目管理,销售、采购、费用报销、人力资源以及标准的报表。这里简单说一下,BYD提供的报表平台,是目前所有市面上看到的ERP平台当中,报表功能最为强大的,它可以解决我们在ERP当中碰到的瓶颈问题,就是我们的管理层以前用ERP的时候,经常是不进ERP平台,有了 BYD之后呢,管理层可以从他的角度去使用这个系统,因为它提供了很好的报表功能支持。

基于专业服务业行业,奥维奥提供的增强解决方案主要在如下的四个方面:第一个是费率及工时的管理,因为工时是专业服务业管理的重要点,所以我们提供了在这方面的增强;第二个是便捷的费用报销;第三个是便捷的应付发票,第四个是项目管理报表的增强,有了标准报表之后,可能有一些企业还需要行业特性的报表,我们提供的解决方案则涵盖了我们总结出来的行业特性的管理报表。


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AVA解决方案应用详解


前面我们总结了专业服务业公司可能碰到的问题,以及我们解决方案的概览。为了让大家更清楚的了解 BYD平台,我将通过如下几个方面的详细讲解,让大家了解一下我们的方案。

第一个,我们的解决方案从管理层角度,怎么帮助管理层?带来哪些实际的作用呢?主要是两个方面,第一个是给管理层带来的流程效率的提升,第二个是我们可以提供一些智能的数据分析。

流程的效率提升,怎么讲呢?我们过去接触的解决方案是怎么解决这一问题呢?我们会买实现流程管理的OA软件,解决财务实际问题的财务软件,之后,再把OA软件和财务软件搭建起来,实现整个信息化部署。但是我们提供的解决方案是一体化的,有了一体化平台之后,流程效率自然就提升了,成本自然就降低了,对吧?

我们提供的智能的数据分析,下图是从系统里面截取的示意图,中间红色的显示是项目实际成本分析的数据,这个数据的指标可以根据企业实际需求设定。现在,显示的是红色,代表现在实际数据和当时定义的KPI指标,是有超出KPI指标一个数字的可能性。

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接下来,我们把它进行详细的拆解,红色数据的来源是哪几个方面?它是来自于不同区域的利润总额叠加出来,其中有不是红色的,有红色的,我们可以通过钻取的方式来进行详细的数据拆分和分解,以及详细的数据分析,我们当然也可以再往下,按照其他的维度来进行分析。

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总之我们提供的是一个智能的数据分析,并且能够层层的钻取,让管理层既可以宏观的看到总体状况,也可以从微观来分析这个数据是怎么产生的,这是为管理层提供的帮助。

我们智能的数据分析,除了我们刚刚看到的数据之外呢,那到底有多少数据可以供管理层使用呢?目前,经过我们的统计分析,我们提供的SAP Business ByDesign平台内嵌了500+个关键KPI指标,可以让管理层不需要任何“加工”就可以看到。

这是讲的第一个,我们给管理层带来的帮助,主要是流程效率提升和智能的数据分析。

 

接下来给大家展示的是项目管理的应用场景。

我们在需求层面反复强调了,专业服务公司作为项目运营模型,那我们提供的解决方案到底在项目应用场景上提供哪些帮助呢?

首先我们花一点时间,了解一下专业服务公司的项目管理会经历哪几个关键流程?通过我们的总结,主要经历如下的三个阶段:

第一个是商务阶段,我们从市场到销售,要立项,要规划这个项目,最终在公司内部以商务合同的方式把项目沉淀下来,商务合同就会涉及到商务合同需要的一些具体的单据,比如说订单、报价,最终就会在内部变成立项,成为第一阶段;

第二阶段是执行项目,这个时候就会涉及到执行环节的一些细节,比如说对外采购的执行、对内工时的执行、费用报销的执行,还有一些发票的执行和收入成本的确认等等,这都是我们在项目执行阶段的一些关键的管理流程,这是第二阶段;

第三阶段是项目管理的分析或者结算,前面我们提到了,当项目完成之后呢,我们需要把项目的关键文档、项目的关键流程梳理清楚,数字展示明白,最终把项目结算掉,在项目财务里面会做一个结算的动作。
这就是项目管理的三段论,从商务立项,到项目执行,到在项目关闭。在这几个阶段呢,我们的解决方案会提供一些相应的帮助。

接下来,可以看一下系统内计划阶段简单的示意图。从下图可以看到,我们按照项目的总体给一个时间计划,每一个阶段任务再给一个详细的阶段计划;项目当中涉及到是由什么人来进行项目交付,也就是项目组成员的管理;由于项目当中需要外采,需要做外采产品定义、供应商定义等等;项目销售相关的数据流程,还有项目报表的流程;最终我们在计划上做清楚、做明白,为后面的项目执行提供一些数据分析的依据。以上呢,我们把项目计划里面涉及到的人、时间、外采都管理清楚了。

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接下来我们可以看看在项目的应收账款的这个角度,我们是如何来进行管理的。

因为项目型的公司都是分阶段进行收款的,有三个阶段、有四个阶段或者不同的阶段划分,但是在每一阶段我们都需要进行应收账款的管理。

应收账款在中国需要跟发票进行关联,就会涉及到发票计划下达。我们系统里面可以根据传统的金税发票模式进行项目收入计划的下达,也可以根据项目的实际交付物,来进行项目计划的下达,这是我们提供的项目应收账款的管理方法。当项目计划下达之后呢,我们在系统里可以追踪到项目立项以及项目计划下的实际执行情况。

下面是关于项目采购的管理。我们说专业服务公司是对客户服务的,但是有一些服务由于分工的不同,需要去外包给采购服务商来完成,对于公司来说实际上就是一个采购行为,我们需要在项目环节上去触动这样的流程。

我们系统提供了一个方便快捷的途径——首先,我们在项目采购环节当中,要定义好采购的服务是什么,接下来就需要相应的人去发起这个采购申请。大家可以试想一下,在我们的实际执行当中,如果现场的项目经理需要发起一个采购申请,过去是怎么办?发邮件给相应的工作人员,他回复邮件同意之后,再由专人在去做单子,把采购流程发起,相对比较繁琐。但有了我们解决方案之后呢,项目经理或者项目的现场负责人,可以在系统里面去发几个采购申请,基于这个采购申请就可以去做后续的采购订单以及采购发票的执行流程。

再接下来,我们看看在项目当中对内的费用管理,实际上可以通过我们提供的解决方案,实现一个简单的或者是易于管理的费用报销流程。

关于费用报销流程,首先是由员工自助制的发起自己的费用报销单,在提交费用的时候,需要关联到具体的项目任务。当然对于有些费用来说,比如说一些公共部门的费用,我们是要先填写部门费用报销单,最终是由财务在结算的时候,再把项目当中费用分摊。

回到项目费用报销,主要经历如下步骤:第一步填写费用报销单,前面说过,我们提供了流程效率的提升,其中重要的一个点就是管理层可以在平台上实现费用报销审批,项目经理审批、各部门领导审批都可以实现,审批之后,财务可以基于平台实现财务付款。付款之后如果跟银企直联的话,需要去单独再商量这个方案怎么实现,现在已经有现成的解决方案可以让大家去使用和参照。

下面讲一下项目当中的管时间、管人的管理维度。


我们提供的解决方案,有一个很好的时间管理插件,就相当于一个日程管理人员,让项目当中的人能够第一时间通过移动端或者PC端,把他的时间数据报上来,并且填写相应的工作内容,这样就实现了时间的管理。

综合以上呢,我把项目当中的一些关键的管理事项,从计划下达、预算下达、到外包采购、项目开票、财务核算、时间管理,都已经给大家分享了,项目当中的一些关键管理指标前面给大家展示过,这里也同样给大家看一个数据,我们可以清楚的看到这一个项目的实际成本情况。

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我们提供的项目管理当中一个重要的亮点,是提供移动端的操作,在项目现场经常会碰到一个实际问题,我们没有PC机,我们需要通过移动手机或者iPad方式来进行管理。那我们先前面提到的一些业务场景,比如说审批、时间,包括报表分析,都可以在移动端完成操作。
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