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余世平:从服务开始,开拓数字动能 下
来源:时间:2021年05月07日

接下来给大家展示的是项目管理的应用场景。


我们在需求层面反复强调了,专业服务公司作为项目运营模型那我们提供的解决方案到底在项目应用场景上提供哪些帮助呢?


首先我们花一点时间了解一下专业服务公司项目管理会经历哪几个关键流程?通过我们的总结,主要经历如下的三个阶段:


第一个是商务阶段,我们从市场到销售要立项,规划这个项目最终在公司内部以商务合同的方式把项目沉淀下来,商务合同就会涉及到商务合同需要的一些具体的单据,比如说订单报价,最终就会在内部变成立项,成为第一阶段


第二阶段是执行项目,这个时候就会涉及到执行环节的一些细节,比如说对外采购的执行对内工时的执行费用报销的执行,还有一些发票的执行收入成本确认等等,这都是我们在项目执行阶段的一些关键的管理流程这是第二阶段;


第三阶段是项目管理的分析或者结算前面我们提到了,当项目完成之后呢,我们需要把项目的关键文档项目的关键流程梳理清楚数字展示明白,最终把项目结算掉,在项目财务里面会做一个结算的动作。

这就是项目管理的三段论,从商务立项,到项目执行到在项目关闭在这几个阶段呢,我们的解决方案提供一些相应的帮助。


接下来可以看一下系统内计划阶段简单的示意图下图可以看到,我们按照项目的总体给一个时间计划每一个阶段任务再给一个详细的阶段计划项目当中涉及到是由什么人来进行项目交付,就是项目组成员的管理由于项目当中需要外采,需要做外采产品定义供应商定义等等项目销售相关的数据流程,还有项目报表的流程最终我们在计划上做清楚做明白,为后面的项目执行提供一些数据分析的依据。以上呢我们项目计划里面涉及到的人、时间外采都管理清楚了。


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接下来我们可以看看在项目的应收账款的这个角度,我们是如何来进行管理的。


因为项目的公司都是分阶段进行收款的,有三个阶段有四个阶段或者不同的阶段划分,但是在每一阶段我们都需要进行应收账款的管理。


应收账款在中国需要跟发票进行关联,就会涉及到发票计划下达。我们系统里面可以根据传统的金税发票模式进行项目收入计划的下达,也可以根据项目的实际交付物进行项目计划的下达,这是我们提供项目应收账款的管理方法。当项目计划下达之后呢,我们在系统里可以追踪到项目立项以及项目计划下的实际执行情况。

 

下面是关于项目采购的管理。我们说专业服务公司是对客户服务的,但是有一些服务由于分工的不同,需要去外包给采购服务商来完成,对于公司来说实际上就是一个采购行为,我们需要在项目环节上去触动这样的流程。


我们系统提供一个方便快捷的途径——首先我们在项目采购环节当中,要定义好采购的服务是什么,接下来就需要相应的人去发起这个采购申请。大家可以试想一下,在我们的实际执行当中,如果现场的项目经理需要发起一个采购申请,过去是怎么?发邮件给相应的工作人员回复邮件同意之后,再专人在做单子,把采购流程发起,相对比较繁琐。但有了我们解决方案之后呢,项目经理或者项目现场负责人可以在系统里面去发几个采购申请,基于这个采购申请可以去做后续的采购订单以及采购发票的执行流程。

 

接下来我们看看在项目当中对内的费用管理,实际上可以通过我们提供的解决方案,实现一个简单的或者是易于管理的费用报销流程。


关于费用报销流程,首先是由员工自助制的发起自己的费用报销单,在提交费用的时候,需要关联到具体的项目任务。当然对于有些费用来说,比如说一些公共部门的费用,我们是要先填写部门费用报销单最终是由财务在结算的时候,再把项目当中费用分摊。


回到项目费用报销,主要经历如下步骤:第一填写费用报销单,前面说过,我们提供流程效率的提升,其中重要的一个点就是管理层可以在平台上实现费用报销审批,项目经理审批各部门领导审批都可以实现,审批之后财务可以基于平台实现财务付款。付款之后如果跟银企直联的话,需要去单独再商量这个方案怎么实现现在已经有现成的解决方案可以让大家去使用和参照。

 

下面讲一下项目当中的管时间管人的管理维度


我们提供的解决方案,有一个很好的时间管理插件,就相当于一个日程管理人员,让项目当中人能够第一时间通过移动端或者PC端,把的时间数据报上来,并且填写相应的工作内容这样就实现了时间的管理。

 

综合以上呢,我把项目当中的一些关键的管理事项,从计划下达、预算下达、到外包采购项目开票财务核算时间管理,都已经给大家分享了项目当中的一些关键管理指标前面给大家展示过这里也同样给大家看一数据,我们可以清楚的看这一个项目的实际成本情况。


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我们提供的项目管理当中一个重要的亮点,是提供移动端的操作,在项目现场经常会碰到一个实际问题,我们没有PC机,我们需要通过移动手机或者iPad方式来进行管理。那我们先前面提到的一些业务场景,比如说审批时间包括报表分析,都可以在移动端完成操作。


除了项目管理场景,我们提供的平台,还可以做其他的管理事项,比如说财务和人力。简单说一下财务,常规的一些财务管理功能,我就不再一一介绍了。我着重讲一下解决方案的一个亮点,我们提供的是一种多组织和多会计准则的财务功能模型。


所谓多组织,大家都很容易理解,一个法人,经常会管理多家公司,这就是多组织。我们提供的平台,可以进行集团化向下的多组织的管理模型,实现数据的共享。里面既有公司的模型,也有分部的模型,对专业服务公司跨项目运作的管理模式非常之重要。第二个多会计准则,因为我们一个会计事件,有可能对内的管理原则和对外的管理原则是不一样的,我们怎么能够通过一个平台,完成多会计准则的数据下达,形成相应的财务报告,这个我们都提供。财务业务一体化也是我们反复强调的,我们提供的是一体化的平台,从业务端到财务端,是完整一体的,而不是像前面提到的传统的解决方案,我们在OA做好之后,集成到财务软件里来,中间的追溯就丢掉了。


我们的解决方案是一体化的,既可以从财务向业务追溯,也可以业务向财务追溯。


我们在财务上的另一个重要亮点,我们提供的是管理会计的管理模型,最终实现财务人员在里面管理和监控的目的。当然对于常规的财务报告,比如说我们三大报表,现金流量表、资产负债表和损益表等等,都是系统的标准功能。对于管理类的报告,我们前面也提过,有500+个报表来满足我们的需要,我们可以从中选择需要的报告。

 

对于专业服务业公司来说,还有收入成本的确认和归集问题。


我们提供了一个管理模型,首先对于间接类的成本需要成本中心先吸收,吸收进来之后根据项目的实际情况进行拆分,比如根据收入的这个百分比或者其他方法,把我们非直接的项目费用通过分摊规则把它吸收到项目当中去,最终实现项目完整的收入成本、费用的分析。 


关于人力资源,我们提供了基于不同角色的人力资源的管理功能。总结一下,主要是在人员的基本信息、人员的调动以及合同管理,都可以提供简单的管理模型,让我们不需要进行额外的人力资源模块购买,就可以实现基本的人力资源管理,包括员工时间上的请假、加班,还有前面提到的费用报销、办公用品的采购、购物车申请等等,都可以在系统内完成。


接下来我们再看一看采购业务流程,前面总结过,我们在项目当中的采购,简化了项目经理的操作流程。通过我们的平台呢,就可以让我们的项目经理直接发起一个采购申请,审批之后给你一个采购订单,整个的流程我不再一一讲了。总之系统是可以通过购物车的采购申请订单到发票,实现完整的采购流程。这样的话,无论是项目上的采购,还是内部的一些非项目类的采购,比如办公用品采购和其他的水电费采购,都可以通过系统内的流程来完成这个采购流程的执行,对我们专业服务业公司是非常大的帮助。其实现在有很多公司就是这样的,所有对外的执行费用,通过采购订单流程发起,最终供应商提供发票之后,财务形成相应的发票、对应的单据就可以了。


下面看一下我们提供的解决方案一个重要的管理点——客户的数据管理,实际上可以理解为CRM的管理场景,我们提供的平台,可以提供完整的CRM的管理。CRM主要分三个方面,第一方面就是前端的售前,从客户基本信息到商机到报价、到活动的一些管理。第二个是在客户合同执行过程当中,咱们前面讲的项目执行过程中的管理。第三个是售后服务管理,我们提供一个售后服务管理模块来满足售后服务的流程。


我们提供的解决方案涵盖CRM这三个方面的管理流程,都有对应的落脚点。首先从客户基本信息,它提供的是多角度的客户信息,从客户基本信息的确认到多联系人的管理都可以。第二个是商机,我们可以依据管理项目模型,根据企业的需要设定不同的阶段,每个阶段的百分比等等,针对这个机会的完整的管理过程。第三个针对项目,前端项目在销售管理当中的一些报价,借助完整的报价清单,让我们有个记录,如果没有平台的话,经常会出现,A销售员报了一个报价,当他离职之后呢,B销售员就需要问,这个客户曾经报价报了多少?但有了我们解决方案之后呢,这个问题就迎刃而解了。我们可以达到前面提到的一个管理目标,提升客户满意度。


接下来讲售后服务管理,我提过我们提供了一个完整的售后服务模型,在系统里面,从客户的问题发起反馈到最终的解决方案,包括中间的现场服务工程师的派单,在系统里都可以用相关的管理模型。

 

下面是一个简单的示意图,我们可以分析我们的客户数据,通过BYD提供的强大的分析报告功能,把客户端的数据合法分析和展现出来。


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接下来就讲一下我们这个解决方案给文档管理的帮助。前面提过了,我们除了满足常规的流程和数据管理之外,还可以提供文档上的帮助。有些人可能不理解,我们文档到底提供什么样的帮助,举个例子,大家在项目计划阶段,可以把项目需要的文档以清单的方式做个备案,系统里面会有文档检查清单,约束每一个在项目当中的人,以及管理项目的实际执行人。有文档清单之后呢,我们针对每个文档清单做个简单的说明。同时,在实际拿到文档之后,可以通过附件的方式上传。最终我们有了简单的描述,有了原始文件,又有了检查清单,就实现了文档的同步和约束管理。


以上是我对整个解决方案详细内容的展示。我们前面花了一点时间和大家梳理了一下专业服务解决方案的需求,以及我们解决方案的整体思路细节。

 

AVA解决方案价值总结

 

接下来和大家总结一下SAP Business ByDesign解决方案的优势。第一个优势就是功能全面,我们是一个完整的解决方案,从前端的CRM到后端的售后服务,到中间的项目执行过程,全部覆盖。而且这个解决方案在很多国家都有成功的案例,超过130+个国家都在使用。第二个我们的解决方案有如下的四个亮点:


1、建立一个完整的项目预算管控体系。简单说一下预算管控体系,它不是全面预算的概念,是一个简单的预算管理体系。我们可以把项目当中的实际的时间做一个预算维度,采购的产品做一个预测维度,费用做一个预测维度,收入做一个预测维度等等,我们都认为是预算的元素之一,我们在这些视角上都可以帮助企业建立一个预算管控体系。实际执行的过程,我们可以从时间角度对比一下,从收入确认的角度对比一下,从成本的角度、从商品的角度等等,这是第一个亮点我们建立一个完整的预算管控体系,帮助我们做后面执行的对比和分析。


2、建立一个可以执行的透明化的项目执行过程,前面我们讲解了预算、时间、采购、费用,在实行过程当中,我们就要严格按照预算去执行。我们提供的最大的帮助就是,执行的时候方便快捷,前面做了个简单例子,比如说我们在项目外采的时候,现场的项目经理或者项目执行人员,就可以发起采购流程,大大简化了我们的效率,这是第二个亮点我们在项目执行过程当中提升了效率,更好的服务我们的项目执行人员和我们的客户。


3、帮助企业实现一体化平台的搭建,这是我们从功能全面和一体化的角度给大家分享的,在企业的销售、运营,甚至媒体、人力、财务各个方面,都可以在系统内使用相应的模块功能。我们曾经有一个客户,他内部有媒体部,还有来自于其他部门的执行部门,累积起来有将近350人,都可以使用我们这个平台,它是真正的业财一体化的平台。有了这样一个平台之后呢,我们业务部门的数据和财务部门的数据就一致了,当发现问题需要去规避和分析的时候,就不会互相扯皮了。


4、给管理层提供了强大的分析模型和分析工具,前面说过,我们提供内嵌的KPI指标和报表就有几百张,我们的管理层,可以根据实际的关注点自定义分析指标,管理者学习一到两个小时,就可以完成自己需要的自定义指标字段的拖拽,最终进行决策分析。那这样的好处是什么呢?就是不再需要去依赖于第三个人,自己就可以完成。 

 

简单给大家分享一下我们的客户案例,我们的案例其实有很多,今天讲的是专业服务业,我们把专业服务业的几个比较熟悉的公司给大家简单说一下。第一个罗德公关,他是一家公关公司,他现在使用的人数将近有350人以上,都在使用这个系统。第二个罗兰贝格,是咨询领域比较出名的一家公司,他的使用人数也在200人以上。第三个泰雷兹,他是一个专业的为地铁提供设计服务的公司,他的使用人数有约100人。第四个天下凤凰,他是一家做传媒服务的公司,他的使用人数也有30人以上。这是我简单给大家讲的我们的行业客户案例,我比较熟悉的公司给大家简单介绍一下。


我们这样的一个解决方案,是有哪些步骤或者方法让客户最终能够使用上的呢?简单说一下,我们的解决方案实际上有一个重要的导引——我们是配置式实施,我们将传统的实施方法做了一个变革,让顾问去引导你,让系统去引导你,最终完成交付。实施周期相对比较短,一般的专业服务公司2-3月肯定完成整个项目的交付。这样的交付方法,我也总结了一下,从项目准备到业务方案的微调、集成,到测试、上线,重点说一下,因为我们引进的是一个具备最佳业务实践的解决方案,所以我们在很多地方,都需要建议客户依据方案去调整,或者去适应我们这样一个最佳方案。关于用户培训,因为我们引进的是一个有行业思路或者行业经验的解决方案,所以我们的用户要接受这样的培训,只有认知了才能够把它用好,才能够去适应这个新的解决方案。


今天的分享就到这里,感谢大家关注。

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