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在上一讲，我们讨论了采购预付款和应付发票的处理，今天我们将来聊一聊采购费用的处理方式。

在今天课程的开始，我们先来看一看上一讲留下的一个问题：采购过程中产生的价格差异，到底进哪一个科目比较合适？其实这个问题没有完全标准的答案，我提出这个问题，目的是想看看大家是怎么理解会计科目这个概念的。

大家不妨先思考一下，从财务的角度上来看，为什么我们要分那么多科目？比如都是费用不就完了吗，为什么还要去分是管理费用，还是销售费用？管理费用下面，又为什么又要分出来交通费是多少，折旧费是多少？

这是因为，每一个会计科目，就像驾驶室仪表盘上的不同仪表一样，表示着企业这个复杂的结构某一方面的现状和表现。整个财务的会计科目表，就是用一堆的指标，来表示企业的现状，或者企业在某一个时间段的盈利能力。而不同的企业，情况不一样，需要随时关注的指标也会不一样，所以每个企业的明细科目，都有可能不一样。

这个道理其实非常简单，大家估计都明白。不过下面再进一步的道理，可能就有很多人没有想到了：既然会计科目，就是一堆不同的用来观察企业现状和表现的指标，那么当一个业务发生的时候，我们进哪个科目，其决定因素就取决于我们要如何正确地分析和观察企业的现状和表现了。

所以我们的财务在决定把某个业务，归到某个会计科目，或者说某个指标下面的时候，就要先想一想，这个业务真正的含义和本质是什么，它放到这个科目下，会对企业分析带来什么样的变化和影响？

当然财务方面详细的理念，我们在后面财务模块还会再进一步深入讨论。现在我们回到价格差异这个实际的业务来。前面我们讲了价格差异的产生，有一个条件，就是原料已经没有了，已经被耗用掉了，这个时候才会产生价格差异。

有些财务会强迫症地要把价格差异放到存货里面去，这个其实是不对的，因为你的原料已经不在仓库了，你让企业的存货多出来一块，或者少了一块，这都是与企业的实际情况不符合的，这种做法都是为了把账做平而做账，为了做账而做账，反而把价格差异这种特殊的业务给掩盖掉了。

在我的观念里

我认为价格差异，在绝大多数情况下都应当进管理费用。当然这是让很多财务都没办法接受的，不过我们来分析一下：

从业务性质来说，价格差异的产生，绝大多数情况下都是因为采购对供应商的管理力度不够，或者采购自己的疏忽造成的。当然我这里说的是绝大多数情况，并不是所有的情况，这个可以在实际中再具体分析。

例如采购订单下达的时候，明明谈好是10元一个，但是收了货，来了发票的时候，价格变了，不是10元一个，可能变成12元一个了，产生了价格差异，这种情况往往就是采购对供应商的管理力度不够，供应商任意改变价格，或者采购员自己的疏忽，下订单的时候，给出了错误的单价信息。而这种情况，属于管理问题，给企业带来的损失，是管理不当造成的，当然应该进管理费用，让管理层知道因为管理不善，可能会给企业带来一定的风险。

如果把价格差异做到存货，而不是单列出来分析，那么也无疑会掩盖采购部门的这种缺失，让这种业务频繁发生，引不起管理层足够的重视，得不到任何的改善。所以不管从哪方面来看，我个人认为，如果是这种情况引起的价格差异，进管理费用是只有好处，没有坏处的。

好了，正如我前面所说，这个题并没有绝对标准的答案，我只想用这道题，让大家思考一下，我们在设置科目，考虑过账逻辑的时候，一定要明白，任何方案都有它的目的，为了最本质的目的去考虑和设计你的方案，而不要为了做账而做账，为了做平账而做账。

如果价格差异不是由于管理问题引起的，是别的原因，例如有些企业会采购有色金额，与供应商协商的价格，就是按结算当月期货市场的价格来变动，这就有可能导致采购价格无法事前确定，也会造成价格差异，这种情况就要结合企业的管理要求，另外再做讨论了。

类似的情景，在实际业务中，大家可能会遇到很多，要习惯上升到管理的高度去考虑问题。例如大家经常会遇到的一些双单位的问题，比如采购钢管，和供应商结算是按重量来，但内部可能会按长度来进行生产和管理，当每一次到货的时候，每吨钢材换算的长度米，都不一样的时候，如何正确认识和处理这类业务等等。

面对这些问题，大家切忌不要一心想着把账做平，而是要从管理的高度去分析业务的本质，分析出来后，你的方案自然而然就会浮现出来。在我们这门课程结束以后，我也可以再对类似的一些特殊业务，单独再用专题的方式和大家讨论。

下面我们回到今天的正题，就是采购费用的处理方式。

采购费用，指的就是在采购过程中发生的，除了材料采购价格之外的其它的一些费用。例如运费、报关费等等。

采购费用又可以分为两种，其中一种是直接付给供应商的费用，比如向某个供应商采购原料，供应商除了原料价格外，还额外收取一部分运费等。另一种是付给第三方的，例如购买原料后，供应商不承担运费，需要找第三方物流公司来运输，这种情况下产生的采购费用是和第三方结算。

这两种发生的费用，在SAP中的处理方式会有所不同。直接支付给供应商的采购费用，我们可以利用SAP中营销单据的运费功能来处理。SAP中的运费功能，其含义就是附加费用。如果供应商的报价中，附加费用和材料的售价是单独分开列示的，那么最适合的方案，就是用单据的运费功能来处理。在SAP的单据中，运费又可以区分为单据行的运费和整张单据的运费。这两个稍微有点区别。单据行里面的运费，指的是直接费用，它是可以直接指定到具体的材料，并计入该材料的采购成本中的费用。而整张单据的运费，指的是间接运费，需要通过一定的分摊规则，在整张单据的材料成本中进行分摊。

有些顾问喜欢用虚拟物料的方式来处理运费，例如在采购订单里面，添加一行运费的物料，这个虚拟物料有价格，能单独列示，和正常的采购物资一样可以办理入库、开票等。这种把费用当成特殊物料的方案，好处是对费用有明确的定义，和正常的材料成本区分开，可以进行更好的管控，例如可以按固定的运输线路来设置虚拟物料，便于分类统计、分析，比较不同供应商的报价、分析从不同地区采购的真实成本构成等等。

但是这种方案最大的问题，在于采购费用无法计入材料成本。所以对于要把采购费用计入材料成本的企业来说，这个方案就不太可取了。当然如果用系统标准的运费功能来处理采购费用，也会有上述的优点，只不过统计分析的时候会稍复杂一点。

这是对供应商支付的附加费用的处理方式，在现实业务中，往往更多的是对第三方支付的采购费用。对于这种业务，在SAP中我们通常用到岸成本这个功能来进行处理。

大家不要以为到岸成本就仅适于进口业务，其实这个模块可以适用于所有的采购费用的处理。除了进口可能会涉及到的报关费、海运费、关税等以外，国内业务会涉及的公路运输费、快递费、装卸费等等，都适合用到岸成本进行处理，并按一定的规则分摊到材料的成本中。

到岸成本上面，也会分为直接费用和间接费用两部分。直接费用就是直接指定到每一个物料的，它可以直接在物料的行里面进行填写，例如每个物料的关税等等。间接费用是需要分摊的，例如整个货柜的海运费等等。

这里要提醒大家注意一个小细节：通常我们使用到岸成本来处理运费的时候，也是有目的的，那就是要把采购过程中产生的费用，正确地计入或者分摊到材料的成本中。如果不需要进成本，只是当期损益走掉，那么你也可以不选择到岸成本单据，直接用财务分录处理就可以了。

在SAP中到岸成本可以基于三种单据制作：采购收货、应付发票、到岸成本。我们不可以在SAP创建无任何基础单据的到岸成本。

这是因为到岸成本单据本质上是登记采购过程中发生的费用。如果没有基础的采购入库业务，那么这种费用的发生，来源成疑，是不合法的。

所以从财务管控的角度来说，到岸成本必需要有与之对应的基础的采购入库行为。所以这就是到岸成本需要基于采购收货和应付发票的原因。

那么到岸成本为什么又可以基于另一张到岸成本呢？这是因为在SAP中，有一个很重要的逻辑，就是业务财务一体化，业务单据会实时、自动地产生财务凭证，所以会产生财务凭证的单据，一旦生成，就不可以再更改关键信息。

那么当我们发现某一张到岸成本做错了，例如金额做多了，或者做少了，这个时候怎么办呢？大家会注意到，在SAP中，到岸成本是不可以更改，不可以取消，也不可以删除的。

当我们发现某一张到岸成本出现错误的时候，我们只需要重新做一张新的到岸成本，基础单据就是那张做错的到岸成本，这个时候系统会自动按照最新这张到岸成本的正确金额，进行差异部分的过账，从而纠正我们之前的错误过账。

不过大家注意：因为到岸成本往往会设置为影响材料成本，所以在制作到岸成本的时候，如果材料没有库存了，那么差异的金额无法进入库存的情况下，也会产生价格差异。

好，我们现在来看，到岸成本可以基于采购入库相关的单据：采购收货或者应付发票，还可以基于另一张到岸成本，来进行错误金额的差异调整，而另一张到岸成本，还是会基于某一个或者几个采购入库的业务行为，所以到岸成本，是必需要和采购入库相关联，来体现采购费用的。

通过与采购入库单的关联，采购过程中产生的所有费用，都可以按入库单上记录的供应商、原物料来进行采购费用的统计，以便分析真实的原料成本。同时通过与入库、采购订单的关联，也保证了采购费用的合法性，从内控的角度来说，就会更加清晰和可控。

大家在对采购费用作管控，并利用到岸成本来处理的时候，还有一个实情的情况需要注意的。那就是对第三方支付的采购费用，往往会有滞后性。

例如对第三方物流公司的运费，有可能要到入库后的次月才进行对账、开票，又例如某些海运费的发票，或者一些报关费、商检费等等，还有可能事隔数月才会收到发票。这个时候物料可能早已耗用，费用无法再计入成本。这样对于正确地进行成本分析，也就会带来不利的影响。

所以大家在设计流程的时候，我建议大家可以考虑我喜欢用的一种方案。那就是在采购收货的当天或者当月，采购部门就必需要预估出所有可能的费用，制作到岸成本，预提采购费用。

甚至我往往会建议客户，在采购订单下达的时候，就会在SAP中事先维护一份采购费用的预算单，和采购合同一起进行审批，在采购入库后，从费用预算单直接产生到岸成本，尽量做到事前控制，让所有的成本在对外采购行为一开始的时候，就能让管理层清清楚楚，方便财务规划自己的资金计划。

在事后收到发票的时候，再和采购预提的采购费用做比较，对差异部分，做新的到岸成本进行调整，再根据差异金额的大小，对采购做考核，迫使采购不断提高自己的预估能力。

这个方案有两个好处：

一是对采购的控管力度加强，让采购能在事前更多关注采购费用的预算，让公司未来的风险更可控。

二是可以保证材料的入库成本是最大化的准确和及时，就算会产生价格差异，也会是很小的一部分。

好了，关于采购费用的处理，我们今天就聊到这里。这部分内容相对比较简单，我也就没有过多的展开。下一讲是采购模块的最后一节课，我们讲一讲对外付款的流程。大家下节课再见，谢谢大家！