这个比例指标应该要呈逐年下降的良性表现，当年在该指标内的业务，公司可以同意预付款项；超出该预付指标的，采购部门需要提交情况说明和改善对策。以此来给采购经理压力，逼迫采购经理更加关注降低预付款比例，更主动积极地与供应商进行进一步的商务谈判和协商。

为什么是考核采购经理呢，因为只有采购部门，才有能力判断，哪些供应商是可以通过谈判，争取到更多账期的条款。而哪些供应商比较强势也比较重要，无法争取。因此采购经理可以在整体指标下，用他的专业知识去做调配，达成公司要求的考核指标。

为什么考核采购经理，而不是考核采购员？

第一，这个指标是公司对整个采购业务的部门级的指标，采购经理要不要往下，再分给采购员，这是部门内部的事情，公司不需要去代做决定。只要采购部门能达成这个指标，公司的风险就可以降到预期的水平。

第二，保持良好的预付款比例，往往需要在不同供应商之间做搭配和协调，有可能有些采购员负责的供应商很重要也很强势，无法做出让步。而有些采购员负责的供应商，可能稍微施加压力，就可以顺利地争取到更有利的付款条款。

所以这个指标应当在采购部门所有的供应商之间去做调配，需要跨采购员进行协调和考虑，考核到采购经理头上是最合适的。

基于以上的思路，我们对采购预付款流程的设计就基本清晰了：

首先，当发生预付款业务的时候，必须要事前提出预付款申请。

再次提醒注意，所有货到付款等业务，都算预付款，所以都要提前提出申请。预付款申请在SAP中是标准的单据，由采购制单。但是这里我给个建议，就是建议大家加上控制，所有的预付款申请单，必须要基于采购订单生成，并且累计的金额，不可以超出订单的金额。以此来保证预付款申请是合法的。

第二步，对预付款申请，我们必须要走审批流程。在这个流程中我建议预付款申请只需要采购经理批准就可以了。

只有采购部门自己，才能识别必要的预付款业务，同时又受到预付款考核指标的压力。而采购经理作为采购部门的老大，肩负考核指标，在审批的时候就会格外小心，不会一味地偏向本部门的采购员。

最后，采购经理审批后，财务安排付款，采购通知供应商送货，这些都是标准的流程，就不再多展开了。

以上就是整个采购预付款我们需要关注的管理重心，以及流程设计的思路。当然以上这些仅是原则性的建议，具体的流程还是要看不同项目的情况，灵活进行设计。

不过大家要牢牢记住一点，流程的任何设计，都是有目的，有一定意图的，而不是为了走流程而走流程，记住这一点，你的眼界就会霍然开朗了。

3 发票确认

在采购流程中，我们向供应商下达订单，待供应商送货经过进料检验，质量部门确认合格后，下一步就是通知供应商开票，并确认对供应商的应付了。我们在这里谈到的应付发票，仅仅是指对供应商采购物料，供应商开过来的货款发票，或者和发票一起到达的，需要支付给供应商的运费发票等。

这里要注意：如果不是对供应商支付的运费，而是对第三方公司支付的运费，或者采购业务过程中发生的，支付给第三方公司的其它附加费用，不属于我们今天讨论的内容，我们将在下一讲专门对这部分费用的处理方式做说明。

应付发票确认的流程，并不仅仅是在系统中生成一张应付发票那么简单。

其本质实际上是确认对外的负债，应付发票一旦确认，对外的负债也就得到了确认，投资人在看财务报表的时候，就会看到公司欠了别人多少钱，也会对未来的现金流产生影响。

所以确认应付发票这个流程中，最重要的管理重点就是两个：一是确保对外应付业务的合法性，这笔负债是不是真实存在的业务，是不是合理合法的。第二是确保应付的金额等的正确性，比如价格、账期、付款条款是不是和当时的合同、订单一致等。

要体现这两个管理重点，我们在进行流程设计的时候，要注意如下几点：

01  应付发票的业务合法性由采购负责，财务仅负责核对和监控。

财务只接收核对无误原始单据齐全的票据，有任何金额差异，或者原始单据不清晰的票据，财务直接拒收，由采购员补齐单据或说明业务源由。

因为只有采购才最清楚业务的细节，什么时候下的订单，什么时候到的货，到了多少，合格了多少，这次发票付的是哪一次到货的货款等等。

采购员在和供应商对账，并把发票交到财务前，必须要把这张发票背后的业务细节搞得清清楚楚，并提交原始单据来支持这张发票。

财务没有办法对业务做实地的跟踪和排查，只能通过采购提交的，有各部门签核的单据来进行单据层面的确认和稽核。

对于应当提交的原始单据，我建议需要附在供应商的发票后面的，需要有原始的采购订单、仓库确认的入库单、进料检验合格的单据，或者有些公司还会要求附上与供应商的对账单等等。

可能有人会问，订单、入库、进料检验我们都是通过SAP来操作的，为什么还需要签核的原始单据，我们现在不都在提什么无纸化办公吗？

这个问题提得没错，如果ERP系统本身足够严谨，我们的确只需要有系统单据的支撑就可以了。比如我们可以在系统里面添加逻辑控制，应付发票必须要基于有效的收货单，而收货单必须要有检验合格的检验报告，以及审核通过的采购订单等。

但是在现实业务中，当采购把供应商的发票交到财务的时候，有可能这张发票的金额，并不仅仅是某一次采购入库的金额，可能会是多张采购入库单汇总的金额，也有可能某些采购入库单，可能会分多次开票，这次开票只开了一部分金额等。

所以这张发票到底包含哪些业务，哪些金额，这个也是需要采购事前搞清楚，并提交给财务的。至少采购得写清楚，采购发票来源于哪几张ERP的采购收货单。只要能写清楚这个，让财务接收到准确无误的信息，那么不打印原始单据也是可以的。不过强调一下：这个前提还是ERP的流程要足够严谨！

02  当进项发票确认无误并转交财务后，该笔应付账款的合法性就已确认，财务认证发票无误后的付款，仅根据公司现金流状况而定，与付款业务合法性不再有关联。

有很多公司习惯在交发票的时候，采购提一个发票确认的申请，在账期到了要付款的时候，再提一个付款申请。这种流程我是坚绝反对的，在付款到期日时，我强烈建议不需要采购再提交付款申请。当然这一点我们在后面的课程里面，会详细再展开去说明，以及给到大家建议。今天这里我就不再赘述了。

03 最后可能流程会遇到一些特殊的情况。

比如有些供应商可能规模很小，甚至是个体户，出于一些特别的理由，有可能开不出发票。或者有时候能开，有时候不能开。所以如果一笔采购业务入库后，采购人员确定供应商无法开票，但要求财务付款时。采购提供情况说明后，财务同样要在系统中录入应付发票，备注没收到票的原因。这种判断考虑到其不确定性，我们建议这个信息由采购提出，财务仅被动接收。

按照以上的思路去设计你的应付发票确认流程，基本上就可以体现在这个业务环节管理的重心和目标了。

4 采购价格差异

那么，在采购价格差异发生的时候，我们如何来认识这种业务的本质，并且在设计SAP原型库的时候，我们应当把价格差异科目设置为哪一个科目会比较好呢？

我以前见过一些顾问，会直接把这个科目设置为存货科目，例如原材料。

这种是绝对错误的设置，因为存货科目一定是数量金额式的，直接把差异金额丢到存货科目中，这会导致科目余额和库存余额出现不一致，说白了，这就是一种掩耳盗铃的做法，看起来存货金额好象合理，实际上是错误的，金额与仓库的实际结存并不相符。

5 思考题

价格差异科目，设置为哪一个科目比较合理？

我想所有的顾问都会遇到这个问题，这个问题我留给大家思考一下，先看看大家的看法，然后我们下一讲再来分析一下大家的看法，以及提出我的建议。