在经过了前期SAP各模块的讲解后，今天我们来讲一讲SAPB1的上线方案。在整个项目实施过程中，经历了需求调研、流程重组、模块配置和开发，以及培训和数据导入后，项目成功的关键，还在于期初上线。

01

期初上线，停用老系统，启用新系统，通常是选用一个自然月的开始，做为切换的节点。在上线之前，我们需要确定上线计划，例如哪一天完成盘点，哪一天完成什么数据的收集，哪一天完成期初数据的导入等等。

确定上线计划后，我们还需要做一次动态数据的准备培训。动态数据指的就是期初数据，以及期初的在途单据，我们在B1中，叫未清单据。如何准备，按什么标准准备，我们需要对相关人员做一次培训，指定责任人，并且要给到相关人员一个数据准备的模块，以统一进行填行。

02

期初上线后，我强烈不建议什么新老系统并行的做法。

如果对于新系统的逻辑有什么担心，可以在上线前，安排测试、安排试运行，甚至安排验证性的并行。但是一旦确定新系统的逻辑没问题，那就果断上线切换，不需要什么并行。因为并行除了增加操作人员的工作量、除了让他们同时操作两套账，反而让错误更容易发生外，没有任何的意义。

相信大家都听过两块手表的故事，当你带一只表的时候，你可以清楚地知道现在是什么时间。但如果你带两块手表，你反而不确定现在的时间了，因为你不知道哪块表是正确的。

新老系统也是一样，如果他们并行，有可能某一笔做到老系统做错了，而另外几笔又做到新系统做错了，在期末要强行去让两套系统完全一致，除了考虑两套系统的逻辑异同带来的差异外，还得花双倍的时间去核查数据的正确性。这是没有意义的，只要新系统在上线前，逻辑获得了认同和确认，那么上线后，只查一个新系统的录入错误，反而会更容易，也不会增加操作人员的录入工作量，从而减少因为工作量增加而带来的错误可能。

最后，更重要的一点是：人都是有惯性的，如果两套系统并行，操作人员对老系统熟悉，会形成一定的依赖，有可能就不会在新系统上花应有的时间和关注，反而会有诸多的指责和忽视，最终导致上线失败。

只要在上线前做足准备，上线的时候破釜成舟，向所有人展示切换的决心，会更有利于项目成功。

03

期初上线，需要导入系统的，有三部分数据：

1、第一部分是截止到上线期初的库存数据。

这部分数据我推荐是由客户盘点后提供，顾问进行批量导入。因为库存数据往往比较大、比较杂，如果人工输入，出错的可能性非常大，这部分是必须要导入的。

2、第二部分是业务端截止到期初的在途业务单据。

例如没有发货完成的销售订单，例如没有收货完成的采购订单等等，这部分单据可以在上线后，实际发生收发货的时候再补录，也可以在期初直接补录进去。但这部分数据，我通常推荐由业务部门，根据新系统的新流程进行补录，而不是直接导入。

例如该走订单评审，就走订单评审，评审完成后录入系统等。第一是保证新系统的业务逻辑完整，第二是让业务端提前进入实战状态，切换到新系统、新逻辑开展自己的实际业务，以避免有些很少发生的业务，上线后因为没有发生，一直得不到实操。

3、第三部分数据是财务的期初数据。

财务的期初数据是最重要的一部分，下面我们来逐一详细说说：

首先财务的期初，我都推荐用分录或者业务单据来制造发生额。发生额可以放在上月底。例如10月1日正式切换上线，那么财务的期初凭证，都应做到10月前，因为SAP的期末，会自动成为下个月的期初。

在SAP的管理模块中，有一个专门录入期初余额的地方，但我不推荐用这个模块来做期初，我推荐用分录或者业务单据来做。因为用分录或者单据做的，如果发现错误，我们可以随时冲销，还可以留下凭证或者单据做为凭据，可控程度要好很多。

当用分录来做期初时，可以不用管余额的来源和逻辑，对方科目，永远取一个事先设置好的期初开账科目。

如果发现某个科目的期初余额错了，也不用管是错在哪里，怎么错的，直接用期初账开账科目，做为对方科目来进行调整就可以了。这是因为我们期初开账的目的，就是全新创建一套科目表的余额，如果财务提供给你的科目表余额是平的，那么资产一定等于负债加所有者权益，因此你借资产，贷期初开账，以及借期初开账，贷负债和所有的者权益，做完以后，你的期初开账科目的余额一定是0，因此当你发现有错的时候，你不用去管我需要要借什么贷什么来调，对方科目永远是期初开账科目就行了。

这个科目是一个过渡科目，仅用于期初开账，并且在新系统上线后，它的余额就应当是0，如果不是0，那你就要好好查原因，看看是否漏掉某个科目的余额，或者是财务提供的余额表本身就不平了。这里切记：上线后，这个科目必须要封存，不可以再做任何分录进去。如果发现错误，假如想调到后续的期间，那也不能再用这个科目来调，因为这个科目在实际发生业务时，是没有意义的。

对于财务不同科目的开账方式，也会有不同的。

对存货类的期初余额，我们通过导入库存数量的时候，指定每个物料的成本，这部分期初金额自动产生。我们只需要和财务提供的库存余额进行核对就行了。

对于非人民币的，外币的余额，要同时导入本位币和原币。所以当拿到财务提供的科目余额的时候，我们要检查是否两个币种都有提供，另外提供的数据必须是要做过汇差调节的，保证期初的汇率在不同科目是一致的。

因为对于期初开账，其实我们关注的是余额，所以往往只会有资产、负债和所有者权益的科目余额。损益类的发生额转到了本年利润，余额通常为0。而成本类的余额，本质上是属于存货，所以通常也会还原到存货账导入新系统。

所以需要记录外币余额的，通常只会有往来、银行、现金、股东投资等科目才会有。其中往来、银行、现金必须要调整汇差后，才进入新系统的期初，他们的汇率，应当是一致的，系统会根据外币自动计算本位币的金额产生期初。

而对于股东投资等不需要调汇差的，那就要按当时的汇率，同时当入原始的外币和人民币的余额，这种是特例，可以设置不同的过账日期，或者临时设置不同的汇率来录入。

对于往来类科目的余额，我们不需要追踪到每一笔往来的明细，但是从管理的解度，我建议最好是要追踪到不同的到期日。例如10月上线，欠供应商10万元，到10月底到期应付4万，到12月底到期应付6万，那我们最好是按这两个时间节点，做两个期初进系统，并为这两个期初赋不同的到期日，这样我们上线后，直接就可以利用SAP的账龄分析报表，来管理我们的往来账，以及来查看我们的现金预测报表了。

对于截止到期初，已到货未开票的采购收货，这部分金额汇总起来，应该等于财务的应付暂估的科目余额。因此对于应付暂估的余额，期初开账时有两种做法。

第一种是简化的做法，专门建一个期初的应付暂估科目，不要和开账后系统自动管理的应付暂估混在一起，否则你很难写出应付暂估明细的报表。这个专门的期初暂估科目，可以一笔总的余额进去，然后建备查账，上线后供应商开票过来，由财务根据备查账，做分录转入应付账款，转完为止，封存科目。

另一种做法，是用当时的采购价格，补入这部分采购入库单，让它自动产生应付暂估的科目余额。补入这部分入库后，再用其它发货的形式，把这部分库存发到期初开账科目去，避免让它影响期初的库存余额和成本。

我比推荐后一种做法，这种方案对顾问来说相对麻烦，但是对客户来说，以后每一次来的发票，都是有入库单可以做为基础单据，自动核销，业务会非常清晰。

对于截止到期初，已发货未开票的销售交货，这部分余额，应该对于财务的发出商品余额。这部分的余额最好的处理方式，其实是规范业务，对于能开票的，在期初前就开票确认收入，尽量不要让发出商品有余额存在，因为实际上大多数开票，都是可以和客户商量进行确认的。而对于确实客户不认可，确实不能确认收入的，也有两种方式，

一种就是一笔余额进行，建备查账，后续期间可以确认收入时，由财务在确认收入的同时，根据备查账做分录结转到主营业务成本。这种方式下，顾问如果做得好一点，可以把备查账做到SAP中，在后续结转时，自动产生分录，转入主营业务成本。

另一种就是不用备查账，仍旧用交货单来产生余额。但是因为进入发出商品的不同时间点，成本不同，所以在发出商品留下的余额太多时，这样的处理难度会很大，往往同一个产品，会有十几种成本，需要用不同成本做入库，再做销售交货，才能完全和发出商品余额相符。因此这种方案，大家要慎用。

对于成本类和损益类科目，前面已经介绍过了，尽量不要留余额，非常重要！对于资产、负债、所有者权益的其它科目，也没有什么特殊的，直接就做分录把余额放进去就可以了。

好了，以上就是对SAPB1期初开账方案的简要介绍。在实际项目实施中，根据不同的项目构建的逻辑、不同项目不同的成本方案，还有很多特殊的做法和处理，我这里介绍的仅仅是一些通用或者惯常的做法，仅供大家参考。