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【陈华讲B1第38期】SAP上线方案
来源:时间:2021年12月13日

在经过了前期SAP各模块的讲解后,今天我们来讲一讲SAPB1的上线方案。在整个项目实施过程中,经历了需求调研、流程重组、模块配置和开发,以及培训和数据导入后,项目成功的关键,还在于期初上线。

 

01

 

期初上线,停用老系统,启用新系统,通常是选用一个自然月的开始,做为切换的节点。在上线之前,我们需要确定上线计划,例如哪一天完成盘点,哪一天完成什么数据的收集,哪一天完成期初数据的导入等等。

 

确定上线计划后,我们还需要做一次动态数据的准备培训。动态数据指的就是期初数据,以及期初的在途单据,我们在B1中,叫未清单据。如何准备,按什么标准准备,我们需要对相关人员做一次培训,指定责任人,并且要给到相关人员一个数据准备的模块,以统一进行填行。

 

02

 

期初上线后,我强烈不建议什么新老系统并行的做法。

 

如果对于新系统的逻辑有什么担心,可以在上线前,安排测试、安排试运行,甚至安排验证性的并行。但是一旦确定新系统的逻辑没问题,那就果断上线切换,不需要什么并行。因为并行除了增加操作人员的工作量、除了让他们同时操作两套账,反而让错误更容易发生外,没有任何的意义。

 

相信大家都听过两块手表的故事,当你带一只表的时候,你可以清楚地知道现在是什么时间。但如果你带两块手表,你反而不确定现在的时间了,因为你不知道哪块表是正确的。

 

新老系统也是一样,如果他们并行,有可能某一笔做到老系统做错了,而另外几笔又做到新系统做错了,在期末要强行去让两套系统完全一致,除了考虑两套系统的逻辑异同带来的差异外,还得花双倍的时间去核查数据的正确性。这是没有意义的,只要新系统在上线前,逻辑获得了认同和确认,那么上线后,只查一个新系统的录入错误,反而会更容易,也不会增加操作人员的录入工作量,从而减少因为工作量增加而带来的错误可能。

 

最后,更重要的一点是:人都是有惯性的,如果两套系统并行,操作人员对老系统熟悉,会形成一定的依赖,有可能就不会在新系统上花应有的时间和关注,反而会有诸多的指责和忽视,最终导致上线失败。

 

只要在上线前做足准备,上线的时候破釜成舟,向所有人展示切换的决心,会更有利于项目成功。

 

03

 

期初上线,需要导入系统的,有三部分数据:

 

1、第一部分是截止到上线期初的库存数据。

 

这部分数据我推荐是由客户盘点后提供,顾问进行批量导入。因为库存数据往往比较大、比较杂,如果人工输入,出错的可能性非常大,这部分是必须要导入的。

 

2、第二部分是业务端截止到期初的在途业务单据。

 

例如没有发货完成的销售订单,例如没有收货完成的采购订单等等,这部分单据可以在上线后,实际发生收发货的时候再补录,也可以在期初直接补录进去。但这部分数据,我通常推荐由业务部门,根据新系统的新流程进行补录,而不是直接导入。

 

例如该走订单评审,就走订单评审,评审完成后录入系统等。第一是保证新系统的业务逻辑完整,第二是让业务端提前进入实战状态,切换到新系统、新逻辑开展自己的实际业务,以避免有些很少发生的业务,上线后因为没有发生,一直得不到实操。

 

3第三部分数据是财务的期初数据。

 

财务的期初数据是最重要的一部分,下面我们来逐一详细说说:

 

首先财务的期初,我都推荐用分录或者业务单据来制造发生额。发生额可以放在上月底。例如10月1日正式切换上线,那么财务的期初凭证,都应做到10月前,因为SAP的期末,会自动成为下个月的期初。

 

SAP的管理模块中,有一个专门录入期初余额的地方,但我不推荐用这个模块来做期初,我推荐用分录或者业务单据来做。因为用分录或者单据做的,如果发现错误,我们可以随时冲销,还可以留下凭证或者单据做为凭据,可控程度要好很多。

 

当用分录来做期初时,可以不用管余额的来源和逻辑,对方科目,永远取一个事先设置好的期初开账科目。

 

如果发现某个科目的期初余额错了,也不用管是错在哪里,怎么错的,直接用期初账开账科目,做为对方科目来进行调整就可以了。这是因为我们期初开账的目的,就是全新创建一套科目表的余额,如果财务提供给你的科目表余额是平的,那么资产一定等于负债加所有者权益,因此你借资产,贷期初开账,以及借期初开账,贷负债和所有的者权益,做完以后,你的期初开账科目的余额一定是0,因此当你发现有错的时候,你不用去管我需要要借什么贷什么来调,对方科目永远是期初开账科目就行了。

 

这个科目是一个过渡科目,仅用于期初开账,并且在新系统上线后,它的余额就应当是0,如果不是0,那你就要好好查原因,看看是否漏掉某个科目的余额,或者是财务提供的余额表本身就不平了。这里切记:上线后,这个科目必须要封存,不可以再做任何分录进去。如果发现错误,假如想调到后续的期间,那也不能再用这个科目来调,因为这个科目在实际发生业务时,是没有意义的。

 

对于财务不同科目的开账方式,也会有不同的。

 

对存货类的期初余额,我们通过导入库存数量的时候,指定每个物料的成本,这部分期初金额自动产生。我们只需要和财务提供的库存余额进行核对就行了。

 

对于非人民币的,外币的余额,要同时导入本位币和原币。所以当拿到财务提供的科目余额的时候,我们要检查是否两个币种都有提供,另外提供的数据必须是要做过汇差调节的,保证期初的汇率在不同科目是一致的。

 

因为对于期初开账,其实我们关注的是余额,所以往往只会有资产、负债和所有者权益的科目余额。损益类的发生额转到了本年利润,余额通常为0。而成本类的余额,本质上是属于存货,所以通常也会还原到存货账导入新系统。

 

所以需要记录外币余额的,通常只会有往来、银行、现金、股东投资等科目才会有。其中往来、银行、现金必须要调整汇差后,才进入新系统的期初,他们的汇率,应当是一致的,系统会根据外币自动计算本位币的金额产生期初。

 

而对于股东投资等不需要调汇差的,那就要按当时的汇率,同时当入原始的外币和人民币的余额,这种是特例,可以设置不同的过账日期,或者临时设置不同的汇率来录入。

 

对于往来类科目的余额,我们不需要追踪到每一笔往来的明细,但是从管理的解度,我建议最好是要追踪到不同的到期日。例如10月上线,欠供应商10万元,到10月底到期应付4万,到12月底到期应付6万,那我们最好是按这两个时间节点,做两个期初进系统,并为这两个期初赋不同的到期日,这样我们上线后,直接就可以利用SAP的账龄分析报表,来管理我们的往来账,以及来查看我们的现金预测报表了。

 

对于截止到期初,已到货未开票的采购收货,这部分金额汇总起来,应该等于财务的应付暂估的科目余额。因此对于应付暂估的余额,期初开账时有两种做法。

 

第一种是简化的做法,专门建一个期初的应付暂估科目,不要和开账后系统自动管理的应付暂估混在一起,否则你很难写出应付暂估明细的报表。这个专门的期初暂估科目,可以一笔总的余额进去,然后建备查账,上线后供应商开票过来,由财务根据备查账,做分录转入应付账款,转完为止,封存科目。

 

另一种做法,是用当时的采购价格,补入这部分采购入库单,让它自动产生应付暂估的科目余额。补入这部分入库后,再用其它发货的形式,把这部分库存发到期初开账科目去,避免让它影响期初的库存余额和成本。

 

我比推荐后一种做法,这种方案对顾问来说相对麻烦,但是对客户来说,以后每一次来的发票,都是有入库单可以做为基础单据,自动核销,业务会非常清晰。

 

对于截止到期初,已发货未开票的销售交货,这部分余额,应该对于财务的发出商品余额。这部分的余额最好的处理方式,其实是规范业务,对于能开票的,在期初前就开票确认收入,尽量不要让发出商品有余额存在,因为实际上大多数开票,都是可以和客户商量进行确认的。而对于确实客户不认可,确实不能确认收入的,也有两种方式,

 

一种就是一笔余额进行,建备查账,后续期间可以确认收入时,由财务在确认收入的同时,根据备查账做分录结转到主营业务成本。这种方式下,顾问如果做得好一点,可以把备查账做到SAP中,在后续结转时,自动产生分录,转入主营业务成本。

 

另一种就是不用备查账,仍旧用交货单来产生余额。但是因为进入发出商品的不同时间点,成本不同,所以在发出商品留下的余额太多时,这样的处理难度会很大,往往同一个产品,会有十几种成本,需要用不同成本做入库,再做销售交货,才能完全和发出商品余额相符。因此这种方案,大家要慎用。

 

对于成本类和损益类科目,前面已经介绍过了,尽量不要留余额,非常重要!对于资产、负债、所有者权益的其它科目,也没有什么特殊的,直接就做分录把余额放进去就可以了。

 

好了,以上就是对SAPB1期初开账方案的简要介绍。在实际项目实施中,根据不同的项目构建的逻辑、不同项目不同的成本方案,还有很多特殊的做法和处理,我这里介绍的仅仅是一些通用或者惯常的做法,仅供大家参考。

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