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【陈华讲B1第37期】财务模块几个值得分享的功能 下
来源:时间:2021年12月13日

SAP的凭证为什么没有按月编号

 

第三个问题,也是一个经常会遇到挑战的问题,那就是SAP的凭证为什么没有按月编号,而是流水号一直编下去?

 

这个问题以前会遇到很多财务的质疑,所以SAP在某个版本开始,从软件功能上做了退让,增加了一个叫补充代码的功能,可以用这个补充代码定义按月对凭证编号。

 

但是SAP保留了最基础,最核心的流水编号。作为SAP的实施顾问,你们遇到财务人员强烈挑战这个问题的时候,可以启用补充代码,降低项目实施难度。但是你们一定要理解,为什么SAP原生就和其它国产软件不一样,就是用流水号,而不是按月编号。

 

这至少是因为一个原因,那就是没必要。因为财务准则对凭证编号的规定,是唯一、不可变,不可作假。流水编号除了看起来不太好看以外,是最严谨的编号方式,也肯定是唯一的。当你在软件中查询分录,输入一个1,出来的永远是排一张的那张凭证,而不会再问你:你是要哪个月的第1号凭证?

 

另外,有很多财务也会提出来:我希望一看凭证,就知道这个凭证是哪个月的。

 

你可以反过来问财务:你想在哪里看到这张凭证号码的时候,就知道这个凭证是哪个月的?无非就是两个地方能看到凭证:第一是打印出来的时候,第二是在电脑中查的时候。那不管是打印出来,还是在电脑所有的查询界面,只要有编号的地方,一定会有一个过账日期让你看到,那又何必要把日期一定放在编号上面体现呢?

 

可能还会有些财务,会有这种要求,他会说:因为种种原因,我需要反过去做账,比如现在是10月份,我突然发现9月份漏了一张凭证,我想要做到9月份,用9月的编号,这样看起来天衣无缝。

 

SAP中过账日期你是可以改到9月,算成是9月份的账,会出现在9月的报表中。但是SAP会自动记录一个实际记账的日期,这个日期是当前的真实时间,是无法更改的,会忠实记录:你是在10月份,反过去记的9月的账,同时编号也是流水排下来,排在了10月的凭证之后。SAP的服务对象是管理层,也可以是外部审计,但是绝不是给财务用来做漂亮的、天衣无缝的账的工具。

 

你做的所有动作都会忠实的在系统中留下痕迹,我们不能推荐一种你能反过去插入编号的方式。

 

所以我们会更推荐用流水号,目的也就是让管理层和外部审计能明显看到记账的真实情况。当然如果你不是在刻意做假账,而是可以解释为什么会反过去记账,财务也就不用太担心有这个反过去编号的需求吧?

 

无非就是追求了严谨,但是会让财务很烦,因为他的账就不漂亮了,这种情况很多的时候,他还需要总是去解释、去披露,或许财务经理真正比较担心的,是在老板眼中,用了SAP后,财务经理的得分就会打个折扣?

 

SAP的操作

 

第四个问题,SAP的分录界面怎么那么难看,操作太不方便了?其实先不说方不方便,仅仅是一个习惯和熟悉的问题。

 

实际上在SAP的财务模块中,操作本身就已经不太多了。

 

因为成本是自动计算、自动过账的,销售、采购、仓库、生产,所有业务端的操作,都会自动生成凭证,也不需要财务去操作,财务只需要看凭证、检查凭证就行了。财务真正要做的凭证,只有一些与业务端无关的费用一类的凭证。当然在很多项目里面,我们做了与OA的接口,费用什么的凭证,也是自动生成,财务需要操作的凭证工作量就更少了。

 

对于很少的这部分凭证操作,SAP中还提供了大量的易用性的工具,来进一步减轻财务的操作工作量。

 

例如你每个月对固定资产折旧,可以在用固定资产模块设置好卡片,每个月自动生产折旧分录。

 

又例如你每个月要交房租,交的费用都是固定的。你可以利用财务模块下面的重复过账的功能,定义好房租过账后,每个月到指定的那一天,系统就会主动询问你:今天这笔房租要过账了,你需要过吗?你点一下鼠标,它就自动生成分录了。你可能还有更高的要求:房租每年到期,要重新签合同。

 

没关系,重复过账中,可以定义有效期,不管是房租,还是一年摊销的模具费等等,都可以在一开始就设置好:比如每月5号过账,持续一年。那么到期后,它就不会再让你过账,这也同时起到了一个提醒的功能。

 

而你可能会说:那我时间是不固定的,比如虽然我经常要交电话费,每次交1万元,但是用完才交,我不能确定什么时候会过账。那也没关系,重复过账不但可以定义每月过账、每季度、每半年、每年、每隔多少天过账,它还能设置为仅仅是一个模板,不会主动提醒你。你可以为这个模板起个名字,例如就叫销售部电话费。当销售电话费用完的时候,你在分录界面选择这个模板,那你事先设置好的科目、金额就都能自动带出来,你都不用去查历史上每次的发生额是多少,系统会自动帮你填好,不但操作方便,容错性还更高,不会发生人为错误。

 

又例如你可能每个月分摊一些费用,这些费用总金额不确定,但是分摊的比例是确定的,例如制造费用摊40%,销售费用摊60%,那你可以利用系统的过账模板,设置一个百分比的模板,每次做分录的时候,只需要填入总金额,系统就会帮你自动分摊。

 

又例如你有些费用,可能需要当月计提,次月冲销,你担心会忘记冲销。那你在做分录的时候,可以在分录上面,勾选冲销的选项,设定好冲销的日期,那么到了那一天,系统会自动提醒你:今天这笔分录需要冲销了,问你是否要执行。你回答是,那么系统就会自动产生冲销分录。

 

从以上可以看到,在SAP中,其实财务的日常操作,真的是非常简单,能考虑到的情况,SAP基本上都已经考虑到了,只要习惯和掌握了,你不会觉得它操作有多么不方便,会觉得更有效率。这也就是基本上我们遇到的财务,用过SAP后,大多数反而就不习惯再用其它的财务软件了。

 

第五个问题:SAP有辅助核算吗?当然有!SAP中可以按项目、按利润中心进行辅助核算。当然这些核算大多数是对损益才有意义的,所以你启用辅助核算的时候,可以把科目类型,定义为费用或者收入,这样就可以为这个科目,指定是否必填哪一项辅助核算项,以及定义默认的辅助项了。

 

如何管理应收应付的科目

 

第六个问题,对于其它应收应付类的科目,例如个人往来,想要管理它的发生额,怎么管理会比较好?有三种管理方式,一种是可以象别的软件一样,为它加明细科目。

 

但这种管理方式仅适用于固定的、数量少的往来对象,这种管理方式不是太推荐。还有一种是可以用辅助核算项来管理,例如定义一个纬度的成本中心叫个人,用来管理个人的往来。这种方式管理比较简单,通常只对余额感兴趣是可以的,但是不适合复杂的往来。

 

例如管理某个人的借支,不但想要知道他总共欠了多少钱,还需要知道这些钱分别是欠的哪一次的借款,那就只能在每次分录后,再进行内部对账来处理,操作比较麻烦一点。

 

这个时候就可以考虑用第三种方式来管理,那就是可以把个人建为特殊的业务伙伴,例如供应商或者客户,专门分一个业务伙伴组来管理。平时的往来,可以用服务性的单据,例如服务性的订单当做申请单,服务性的发票或预付款申请当做借支单,再对这些单据做收付款。

 

这样的好处是可以直接利用系统强大的往来报表和单据体系来管理,也能自动进行核销对账。最后,除了这三种外,其实还有很多,例如在SAP中搭建专门的借支模块来处理,又或者与OA或者钉钉进行集成等等,这些不属于标准功能,就不再多说了。

 

为什么没有重分类的概念

 

第七个问题:SAP中为什么没有重分类的概念?答案也是没必要。为什么要重分类?这是因为很多财务软件,在查看一个客户或者一个供应商的余额的时候,只能看某个科目,而不能几个科目合在一起,所以为了更好地管理余额,避免漏掉,往往会把预付款做到应付的借方,或者把预收款做到应收的贷方,但是这种做法是不合理的。

 

例如让资产和负债金额不对,所以到了期末,又得重分类,把这部分金额再归还给预收款,或者预付款。而在SAP中是不存在重分类的,因为SAP从本质上就解决了客户和供应商余额的问题。例如在系统中查看往来时,可以选择只看应收,或者只看预收,或者只看保证金,又或者全部合起来看总体余额等等。不管是总账,还是试算表,还是其它的报表,都可以灵活选择。另外在发票入账的时候,系统还能自动检测是否有预收预付,提醒操作人员进行核销。所以我们强烈建议平时在交易发生时,该进预收就进预收,该进预付就进预付,千万不要把预付款做到应付的借方,或者把预收款做到应收的贷方,对于SAP来说,如果还要做重分类,那是倒退,而不是什么功能缺失。

 

打印是否麻烦

 

最后一个问题:SAP的凭证打印会不会很麻烦?打印有几个细节,只要大家在实施的时候稍注意,就不会被这个问题纠结了。首先SAP是可以批量打印凭证的,在财务模块下有一个专门的凭证打印,在这里你可以按你想要的条件,选择不同的单据序列、凭证类型等进行批量打印,批量打印的时候,还可以指定不同的打印格式。

 

另外SAP中可以在一张纸上打印两张凭证,这个需求也是财务会经常提出的。

 

在管理模块的打印首选项中,在“每个单据”页面,当你选择单据类型为日记账分录时,会出现一个交易日记账的选项卡,在这个选项卡上,可以定义一张纸打印的凭证张数。设置好以后,在财务模块下面的交易日记账报表中,批量打印分录时,就可以自动在一张纸上,打印两份凭证了。

 

好了,以上是对于SAP B1中部分值得分享的财务功能进行的说明。因为我们这一讲,也不能代替对客户、对顾问的培训,所以我只是把一些我认为关键的点,拿出来做一个简单的说明,也希望大家能根据这些点,自己再去做深入研究,这样才能真正掌握SAP财务模块的功能,当然如果有一些不明白的地方,或者需要更多的讨论,也可以给我留言,谢谢大家!

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