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【陈华讲B1第37期】财务模块几个值得分享的功能 上
来源:时间:2021年12月13日

大家好,今天是我们财务模块的最后一讲,这一讲,我们来聊几个财务模块中,我觉得值得和大家分享的几个功能。这一讲的内容,纯粹是在讲软件本身的功能,所以如果不是SAP B1的从业者,可以跳过这一章。

 

标准的SAP财务模块

 

SAP B1的财务模块,是比较标准的,因为企业的财务管理,本身就有很标准、统一的逻辑,所以我们对一些基础的软件功能就不再多讲,这里只提几个问题,以及阐述这些问题引出的SAP的关联的功能点。

 

第一个问题,对于损益类的发生额,按财务做账的习惯,费用类科目永远只在借方做账,收入类的科目永远只在贷方做账,只有在期末结转到本年利润的时候,才会在费用类科目的贷方,和收入类科目的借方进行结转。

 

那为什么SAP软件里面,并没有强制设置这个规则呢?也就是说在SAP B1里面,你也可以往费用类科目的贷方做账,软件本身并不控制。

 

当然你可以在实施过程中,人为添加这个控制,加这个控制会让财务模块的容错性更高。

 

那么假如没有这个控制,财务一不小心往费用科目做了贷方发生额,那他想要看某个费用在当期的实际发生的时候,可能就会漏掉,因为他不确定这个贷方的发生额,是实际的费用冲销,还是费用结转。

 

01聚焦软件本身

 

我们先不讨论软件功能本身合不合理,方案孰优孰劣,我们先来看软件本身是怎么让财务来看到真实的科目发生额的。

 

首先,在SAP B1中,期末结账,一定要用管理模块下的实用程序-期末结账这个功能来进行自动结转,这一点非常重要。

 

当你使用这个功能时,系统会自动识别所有损益类科目当期的发生额,批量、自动的转到本年利润,再转到未分配利润。

 

使用这个功能要注意两点:第一是系统会把所有的损益科目的发生额自动转空,产生结转分录。这个结转分录是不能冲销的,那么在你期末结转后,发现某笔损益发生额是不对的,需要冲销,这时候怎么办呢?

 

你不需要反结转,只需要把那笔错误的损益发生额冲销掉,然后重新运行期末结转就行了,系统会再转一次,把冲销后的差额转入本年利润和未分配利润,结果是一样的。

 

02运行期末结账

 

第二是在运行期末结账的时候,千万不要包含成本类科目,只应当是损益类科目,这一点是很多第一次使用B1软件的财务会忽略的。

 

因为成本类科目,照常理来说,会分三类

 

1、制造费用

一类是制造费用,是应当在当期生产入库中分摊的。

 

2、成本生产

另一类是生产成本,会随着生产订单的结算,自动结转的。

 

3、研发费用

还有一类就是研发费用,这一类是要转损益,然后再从损益到本年利润的。因此期本结账这个功能,只应当对损益科目使用,而不应当对成本类科目使用。

 

结转损益

 

为什么我们一定要使用期末结账这个模块来结转损益,而强烈不允许财务手工做分录来结转本年利润呢?

 

并不是为了减少大家做账的工作量,而是因为系统进行自动结转的时候,会为这笔结账的分录,打上一个特殊的结转标记。当我们需要看到损益类科目的实际发生额的时候,例如在试算表上,看月度发生额,我们可以看到,在选择条件窗口的右边,会有一个“添加结算余额”的选项,这个选项的含义,就是问我们,在看报表时,要不要把结转的分录包含进来一起看。

 

而如果我们勾选了“添加结算余额”,那么系统出来的金额,就会包含结转的分录,这个时候我们看到的是什么?对,就是损益科目的实际余额,这可以让我们检查哪些科目还没有转平,还需要再结转。因此在SAP B1中,软件本身对于是否控制借贷方的发生,并没有严格的要求,因为对软件来说,不重要,不管你是做到借方,还是做到贷方,软件总能给你出来正确的数字,当然前提是你理解了软件的报表逻辑

 

为什么SAP B1中没有凭证审核过账的概念

 

第二个问题,为什么SAP B1中,没有凭证审核过账的概念?

 

当然严格地来说,SAP中有一个叫日记账凭单的功能,相当于凭证的草稿,是可以用来做凭证审核的。

 

但这不是一个必须的功能,我们在实施项目的时候,往往也不会推荐客户使用这个功能。

 

SAP没有把凭证的审核当成一个必要的流程,是因为没必要。SAP首先是不担心你凭证做错的,所有的凭证,会实时的在财务报表上体现。SAP的财务报表并不需要一个所谓生成的过程,你随时愿意,随时可以看,随时看到的就是最新的数字,就是凭证生成、变化后的数字。

 

这一点非常方便,你可以做好一张凭证,马上就看报表,不管是资产负债表、损益表、试算表,还是总账,都会实时变动,不需要再生成一次。而如果你通过报表,发现做错了,或者你的领导通过报表,发生你的分录做错了,你随时可以把分录冲销,重做就行了。

 

可能有些财务经理说,我的财务人员老是会做错账,我都想把个关,审核一下他们做的凭证,这个要求很合理啊!当然,这个要求是很合理,但做为一个实施顾问,我觉得有可能有财务经理,对于财务这个部门的管理思路,是不合理的。

 

假如一个财务经理,对于所有的凭证都要审核,那他的管理重心可能是错的。因为审核凭证,会占用大量的时间,你必须要把他们的原始凭证,拿过来再帮他核对一下,否则你发现不了数字上的错误。

 

也必须要了解他们现在做的业务,你才能发现科目上的错误。你在帮他验算、验证分录是否正确,你就要对他所做的事重新做一次,你可能才能发现错误,否则审核就会流于形式,或者只能凭印象、凭感觉审核。

 

那既然这样,财务经理何必每张凭证都审呢,我们最后通过报表、最后总账来统一验证,工作效率不是更高吗?财务经理的工作时间,不应当分配太多,在为属下验证凭证这个事情上吧?

 

所以要提高整个财务部门的效率,重心应该在管人,而不是管事上面可能会更好。每个下属做的凭证,不需要再逐笔把关、审核,这是财务经理最大的成功。

 

至于财务风险,因为凭证都是事后记账,所以我认为存在太大的风险概率也不大。而如何管好人呢?恰恰是不要审他的凭证,让他放心做,做错了,冲销。这样至少到年底,我们可以从系统拉出来,谁做的凭证冲销的次数多,谁错的多,谁要提高他的业务水平,就可以一目了然了。所以管人和管事,方式方法恰好是相反的。

 

因此上了SAP后,有时候不是怕冲销少,不是怕错误少,恰恰是担心没有错误,没有冲销,因为这样会掩盖需要改进的方向,掩盖需要改进的人。

 

在实施过程中,我不是很推荐使用日记账凭单这个功能,就是基于上述的考虑。当然在实施中,也曾听到很多财务经理,反对没有审核的另一个最大的理由,就是冲销太多,看账就会太麻烦,因为太多被冲销的凭证混在一起了。基于这个理由,就要介绍SAP的另一个功能,那就是在看账的时候,实际上你是可以选择的。

 

以财务报表-总账,这个报表为例,在条件选择窗口上,会有一个叫“显示”下拉框的选项,在这里,你可以定义不显示已冲销的凭证,或者不显示已对账的凭证等等。因为在SAP中,冲销是自动的,它会建立冲销凭证和被冲销凭证的关联,对账也是如此,所以利用这个选项,你可以选择只看到真实的发生额,那些一正一负被冲销的,可以不出现,这样能方便你对账务进行核查,再也不用担心冲销太多。

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