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王勇涛:快、准、稳,一把抓牢服装零售行业数字化的转型诀窍! 下
来源:时间:2021年09月13日

零售行业数字化解决方案



下面介绍一下,如何去解决服装零售企业的相关业务流程。在此之前,先看一下整体信息化规划的结构图。

 

信息系统整体规划

 

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这里面核心的系统就是SAP Business One ,主要解决销售策略、集中采购和商品管理。ERP右手边是门店管理系统POS,这里画了两个双方向的箭头,表示有一些ERP数据会对应到POS系统,POS的业务发生会回馈到ERP。

 

与此同时,企业还会有一些更细化的,比如说OA和WMS系统。OA用的比较多,有些企业在OA里做报销,之后可以自动地产生一些财务凭证,这样就避免了财务拿着纸张审批完之后,再到ERP系统上做账,这样就有了效能的提升。WMS的话,基本上来管理我们的条码和上下架等等。除了中间的主要业务功能之外,再往上边走,还有数据分析的决策管理、商务智能这些,有了这些系统,可以把业务以前的发生情况、未来的发展趋势分析得更加清楚。

 

有些时候,还有一些企业之间的系统,图上左边,上游也就是供应商,有些企业会有SCM系统,右边对外,有些大企业会有CRM。当然这些是根据企业的规模,企业的规模的不同,需求也不同。

 

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这里用另外一种方式,更加细致的展示了服装零售企业通常用的一些解决方案,通常会涉及到企业基础的数据还有业务流程。基础数据当中包括我们的商品、店铺、人员、仓储、仓库等等,流程的话,主要从信息流和商品流来看。我们有采购流程,有新品上货流程,很多店铺上货之后的销售、补货、店铺资源调拨等等业务流程。同时有些企业在电商平台上也有店铺,这时候就会用到OMS。

 

除了这些系统之外,还有一些其他的功能模块,例如说其他销售也就是赠品、总仓的盘点处理,还有最后整个公司的财务管理、报税处理,在SAP当中是可以预处理的。

 

1、总部采购管理流程

 

第一个,看一下采购流程。采购流程的话,总部基本上都是集中采购。

 

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首先从采购计划开始,采购计划是一个比较大和粗的计划,其实每次在下单的时候,可以把它转换成具体的采购需求。有了采购需求之后,采购部就可以去做询价、比价的过程。最后供应商评估也是在供应商档案里进行对应的管理,系统包含采购时的供应商管理。有了这些基础之后,就可以建立具体的采购订单。供应商送货之后呢,我们进行采购的收货、应付的确认以及最后采购的结算。

 

上面这些流程会体现成下面的关系映射图,从系统截图当中,我们可以很容易看出,这是一个采购合同,有全款的预付,有收货的入库,再去做应付的时候,就不需要再去给供应商支付款项,因为系统可以自动检测到前面已经做了预付,所以这张单子就自动关闭。我们在上图看到,每个单子上都是有一个锁子图标的,锁起来表示单子已经完结,打开的表示这部分当中还有一些没做完,比较直观的看到一张采购合同的执行情况,或者收货,或者是应付的一些关联单据,都是可以看出来的。

 

2、新店上货流程

 

有了采购就有入库,有了产品就会给新店上货,那么新店上货在流程当中该怎么管理呢?

 

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这是我们根据实施经验综合出来的一些经验。首先,企业门店在总部有商品部,要开新店的话,就要做调拨申请,经过审批形成调拨请求,仓储对调拨请求进行实际的转储。ERP系统的转储都是转出仓和转入仓,但是我们不能做转入仓直接写到门店,这里就需要定义一个中间的仓库,通常叫做在途仓。

 

因为每个仓库都要精准管理,从总仓转出来,所以转出仓是总仓。那么转入仓在转出的时候就写为在途仓。门店的话基本上不用ERP,而是是用POS,POS可以有一些PDA进行收货,之后会在POS系统里产生收货单,增加POS系统内的库存,这时我们需要把刚才转入的在途仓的内容,调出到门店仓,我们会做个接口程序自动生成转储,转储的时候,就有了在途仓的进和在途仓的出,如果之间有差异,可以很容易的发现。因为在途仓是有库存的,我们可以在在途仓定义一些库位去展示,既可以进行新增,也可以通过批次去管理,让管理更加细致。

 

3、店铺补货流程

 

门店货物销售完之后,我们还有门店补货。

 

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门店补货的需求流程,是从门店先发起补货需求,通过接口在ERP系统里产生出转储申请,再之后通过POS审批,直接过到ERP变成正式的转储请求,仓库看到转储请求同意后,直接转对应的货品到门店。在系统时间上也是先到在途仓,从在途仓到达门店。

 

4、店铺销售流程


通过新店上货和补货之后呢,门店会进行销售。

 

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销售时,在POS系统里有几个关键的点,不断的开单之后,每天都要做个日结单,统计收入情况,有了这些统计之后,一天集中的生成一张应收,也就是说哪个店铺出了多少货品、收了多少款项,一共生成一张,而每一个小票都生成一张。如果有退货,则基本上是一单一单的。财务部的话,不会说这边日结了就直接收款,日结的这些钱,有些时候会直接到企业公账上,财务查询到账之后才会做对应的收款单,有些时候收的是现金,只有对应的销售员把款存入指定的公司账户之后,财务查到公司账户有款项,再做收款。所以这里是基于前面的应收做收款。

 

5、店铺互调流程

 

除了销售的话,还有店铺之间的调拨,在POS系统中有调拨出库、调拨入库。

 

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调拨时,在我们系统上会产生相应的库存转储单。我们的仓储位置是A门店到在途仓,调入仓的话,是调入到B门店,这时候系统上就会产生一个B仓入库从门店,是从在途仓上进来的。

 

6、店铺退货流程

 

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有些时候客人买了之后来退,上图所示,是从门店退回到总仓,其实也是转储,从门店仓先转入在途仓,仓库收货之后,从在途再转到总仓,相当于新店上货的反向流程。

 

7、店铺盘点流程

 

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除了前面业务,还有门店盘点,借助盘点机盘点完成后,有时候会产生差异,在门店库存当中进行体现,同时也会在库存的后台系统进行体现。如果是盘盈的话,就做库存的收获,如果是盘亏的话,就会自动形成一个库存的发货,实时调整对应的库存数量。如果做发货的话,系统当中自动扣减对应的成本价。


SAP&POS数据对接内容

 

刚才用几个业务流程,给大家讲了一下解决方案内的流程实现,这里我们看一下,POS和B1实现哪些对接。

 

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如何实现这些内容的自动化?通常通过接口程序定义单据从哪里到哪里,定义方向以及什么时间执行。大多数情况下,每一端的业务系统都是实时不断变化的,我们会根据企业的业务需要设置间隔时间抓取数据。

 

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除了开发接口程序,还有一个优点,可以手动的同步,单子在比较急的时候,可以手工同步,不用等到间隔时间就自动同步过来。另外,我们还可以看到日志,如果系统当中哪个系统没有对应好,通过日志就可以反映出来。

 

SAP财务和业务一体化管理

 

这里给大家介绍一下,用了我们的解决方案之后,财务的一个转变——从财务会计到管理会计,为什么这么讲呢?

 

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因为SAP Business One是一个财务业务一体化的系统,在发生业务单据的同时,会进行自动的计算,不用像财务会计再进行手工核算。管理会计的意思,就是说我们要设定管理规则,要记什么样的账可以前期设定的,走什么样的科目也可以前面规定好,这样的话财务的工作重心就有所转变,从主要做账到主要分析,分析我们门店的利润、门店的费用、销售的利润等等,再之后可以做一些统计报告给管理层,决策层也能够更加容易的指导业务,产生不一样的价值。

 

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刚才讲到了财务业务一体化,我们有了总账明细之后,可以点开具体的明细单据,有了这笔账目之后,可以看到这笔账目是怎么生成的,也就是应付发票是怎么生成的,那么为什么有应付呢?可以通过关系映射,查看到应付是我们的一个采购收货,再往前面追,可以追到我们的采购合同。所以我们可以查一笔账,总账到明细账,明细账到业务单据,业务单据的关系流也都可以查看得到。

 

与此同时,企业运作时,资金情况是非常重要的。对于前面的应收、应付以及其他费用,都可以体现到资金流里面,我们可以对资金流做计划,有收、有付、有余额,都是可以查看的,对我们的资金计划有很好的指引作用。

 

有了业务数据之后,我们还可以进行多维度的分析,可以对不同的产品线进行分析,可以对不同区域的不同门店进行分析,最终我们基本上都要算到每个门店的利润,收入情况、员工绩效,都可以算出来。

 

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这是一张系统截图,展示怎么进行利润的计算,门店收入减去成本,减去各种销售费用,就可以算到我们的损益。而且这里面有一个向右的箭头,点开之后可以查看具体的账是怎么形成的,这样就可以有根有据的统计我们的数据。

 

建立完善统一的报表平台

 

我们怎么样说一个信息系统比较方便,而且实施的比较成功?最后基本上都是以报表形式呈现出来的,因为只有部分人录单,其他中层管理者和高层管理者,都只是查看,我们想要的数据,我们想要的分析,在系统当中有,所以说行之有效的报表体系是确保ERP系统能否成功的一个基础。

 

同时,准确实时的报表是体现ERP是否成功的一个标志,为什么这么讲呢?因为报表准确就是所有的流程都是有根有据,并且用户填写的更加及时有效,这才可以保证数据的准确性、实时性。提到管理,“三分管理,七分执行”是好于“七分管理,三分执行”的,ERP可以检测到我们的执行到底是什么样子的,检测到对应的问题之后可以去改,最怕的是不知道问题,不知道怎么改。

 

从报表层级的话,我们分主要分为三个层级,第一个业务操作级,第二个部门管理级,第三个公司决策级。每一个等级所关心的内容,其实是不同的,业务操作底层关心的非常明细,部门管理主要是查看一些未完成事项情况,公司决策层看的则更加宏观一点,比如说三大报表、负债情况、盈利情况、趋势分析,这些都是我们决策管理层去做的。

 

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我们的报表主要针对这几方面的内容:第一,目前的运营状况,通过上述三个不同层级就可以解决;第二,经营的风险评估,可以用绿色、红色表示出来,超过对应的幅度用红色;第三,KPI分析,有了对应的统计之后,我们的月目标销售额,还有店铺的销售额等等,都可以进行KPI分析;第四,经营预测,未来可能会发生什么?我们销售额的情况、销售价格的情况、采购价格的情况、进货量的情况,都可以做未来趋势的分析;第五,决策模型,这里是要用水晶易表去做的,拖动某一个因素之后,其他因素也会有对应的调整,这里是我们建立的一个模型,可以假设出我们的费用增加对应的收入,是可以进行预测的。

 

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当然除了上述的分析之外,系统还有一些标准的业务类报表,上图是采购分析。我们通过系统的一些选择项,可以按年度、按月度、按季度等等不同的时间跨度去分析,也可以选择要分析内容,采购、入库、应付等等都是可以进行分析的。选择完毕,点击确定,就会对应的展示,当然这里面是统计信息,双击行号则可以得到更加明确的信息。

 

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这是一个自定义报表,自定义报表是我们根据企业需求进行编写的,计算规则可以进行自定义的,展示的内容也可以进行自定义。通常情况下对企业每个月要做的报表,我们都要把它定义为一个自定义报表编写出来,给到培训部员工,以前是手工做的,现在能够直接查看,员工就可以一键去生成报表,提高工作效率。

 

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标准报表是用了系统之后,所有的标准工具就直接就切入到系统当中,还有一些企业定制的报表,这里面我们会用到B1的一个嵌入式报表,叫做水晶报表。上图就是一张水晶报表,它是可以向下钻取的,我们可以看到签单最多的五个经销商是哪些,所在区域的情况,再详细到哪个省,再次细节到哪些客户,一层层追查,从总括到细节。


今天就给大家介绍这么多内容,感谢大家关注。


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