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【陈华讲B1第35期】SBO的财务成本核算 下
来源:时间:2021年08月17日

大家好,欢迎回来。

 

上两讲,我们介绍了SAP B1里面的几种财务成本核算方式和他们各自的优缺点,我们也说到在SAP的管理理念里面,标准成本实际上才是最优解。然后我们介绍了如何去制定标准成本。科学合理地制定标准成本,可以为我们企业管理带来直观的好处。

 

今天这一讲,我们来聊一聊基于SAP B1这个软件,我们在实施过程中常用的,搭建标准成本管理体系的一些方案和思路。

 

成本核算最小单位是物料

 

SAP里面,成本核算的最小单位是物料。这里的物料,指的并不仅仅是原材料,SAP的物料指的是所有需要做料号管理的物资,可以包括原材料,包装物,产成品,半成品,甚至工装模具,备品备件等等。

 

每一个物料都可以单独定义成本计价方式,有些公司习惯把原物料定义为移动加权平均,而把半成品和产成品定义为标准成本。

 

全部用标准成本更好

 

我个人不太赞成这种做法,如果理解了标准成本的真正意义,那就很明显可以看出,其实全部都用标准成本会更好。因为如果用标准成本来管理,那么追求的从来都不是所谓真实的成本。

 

成本管理物料来源

 

对于一个企业所有的需要做成本管理的物料,按照它的来源会有两类,一类是从外部购买的,一类是自己生产的。如果是客供料,那是不需要做成本管理的,它的成本永远是0,不在我们今天讨论的范围之内。

 

对于外部购买的物料,例如原材料,辅料等等,它的成本来源主要是购买时的采购不含税单价。

 

对这部分物料做标准成本管理,非常简单。我们按照上一讲所讲述的理念,为所有的外部购买的物料,设置一个标准单价,在物料主数据中设置进去。

 

那么以后这个物料所有的收发货,系统自动过账记录的成本价,就是按照我们事先定义的这个标准单价来过账的。

 

可是我们这部分物料,因为是从外部购买的,我们定义的标准价,是我们事先定义的,外部市场一直在变化,物料的价格肯定也是不停地在波动。

 

我们每一次入库的时候,入库单价不可能和标准成本刚好一致。

 

差异科目

 

例如我们定义了一个标准单价是10元,而这次的采购可能是12元,那么中间的差距2元钱,系统会怎么处理呢?系统会把这2元钱的差异,丢到我们事先设置的一个差异科目中。

 

这个科目在SAP系统里面,就叫差异科目。

 

注意系统里面还有一个叫价格差异的科目,和我们今天说的差异科目是不一样的。

 

价格差异科目核算的是入库和最终开票结算价格不一致的业务,这个在采购相关课程中,我们已经提到过了。

 

而差异科目,是专门用来核算标准成本计价的物料,其真实入库价格,和标准成本价之间的差异的。

 

核算含义

 

这个差异科目,它在核算上的含义是什么呢?

 

结合我们前一讲对标准成本制定的讲述,我们很容易就能看出,它就是用来核算我们制定的目标和实际达成之间的差距的。

 

我们当时制定的目标是10元,现在真实采购的时候,为什么会变成12元了呢?我们在月末,对这个差异科目的发生额进行分析,要找出来每一笔交易差异的原因。

 

常见可能性

 

比如有些料可能是采购没有找到合适的供应商,那就要求采购按我们的目标10元,再去找其它的供应商。

 

又比如有些料可能采购得很少,如果批量大的时候,供应商说10元没问题,但是批量小的时候,供应商就坚持要12元,那么我们再回头Review一下我们的制定标准成本时,所依据的产能,假如我们的产能确实会导致需求达不到供应商要求的批量,那么我们就要改变这个料的标准成本,从10元,变成12元,尊重客观存在的现实。

 

假如我们的需求其实是能达到供应商要求的量,只是采购下单的时候,没有考虑经济采购批量,那么我们可能就会要求计划在下达采购需求的时候,要考虑批量采购,相对应的,可能就会调整这个料的安全库存,允许多备一点库存,减少采购次数,增加一次采购的量。

 

以上举的只是一些常见的可能性,实际上在现实的企业管理中,还会有大量各种各样的原因出来。

 

定期分析差异科目发生额

 

我们永远想不到现实运营中还会出现什么原因,我们要做的,就是坚持每个月,或者每个周,有一个固定的工作,就是对差异科目的发生额做分析,找到每一笔差异的原因,如果是能改进的,找准责任部门,要求改进,并持续观察改进效果。

 

改变标准,减少差异

 

如果是客观存在无法改进的,改变标准成本,减少差异。

 

标准成本最核心的工作,就是对这个差异做分析,并通过改善这个差异,来事实上促进企业的管理提升。

 

可能有些财务就会问了,陈老师,这个差异科目,产生这么多差异,很难看啊,SAP后续的账务,会怎么处理呢,会帮我摊回到库存成本里面吗?

 

SAP的处理逻辑


我可以明确地回答你:SAP的处理逻辑,标准成本会进库存,差异的部分,对不起,它会丢到一个差异科目,然后就不管了。为什么会这样呢?

 

01SAP理念中差异处理不重要

 

第一,SAP的理念里面,认为差异如何处理并不重要,重要的是差异的分析和改善,后面你爱怎么处理,你都可以,系统不管,财务可以自行转出。

 

我的建议是如果要转掉,那么直接损益转掉就行了,不要再进库存。

 

我们库存的金额,都是标准成本来管理的,后续还会把这个标准成本带入到半成品、产成品中,我们每一步的管理目的和要分析的差异都应当是很明确的,不要再混入不同的因素,增加我们的管理分析和改进难度。

 

02、差异科目余额最好不要处理

 

第二,其实对这个差异科目的余额,最好是不要处理。

 

为什么呢?因为正常情况下,实际的采购成本,一定会在我们制定的标准成本周围上下波动的。有时候多,有时候少,这是正常的。

 

永远不应当是单边的波动,如果是单边的波动,那是不正常的,要么就是外部的市场,发生了趋势性的变化,我们需要根据客观情况来调整我们的目标,调整我们的标准成本。

 

要么就是我们没有及时去分析差异,找出原因进行改进,导致总是会出现正差异,或者总是会出现负差异。所以我们观察差异科目的余额,如果总是保持在一个固定值范围内,那是正常的,不需要处理,也不需要转掉。

 

如果总是单边增加,例如总是借方增加,或者贷方持续增加,那都是不正常的,需要马上引起警惕,及时关注和分析。

 

所以差异科目的余额,最好是不要处理,结转掉了,反而会让我们掩盖掉了一些管理问题,让它放在那里,保持在一个范围内,对财务管理来说,是最好的做法。

 

至于怎么做账好看,对外的报表怎么漂亮,那不是我们关注的东西,也不是我们管理的目的。

 

设置科目

 

最后,我们知道了这个差异科目在管理上的含义,就可以知道该设置为哪一个科目了。

 

采购过程中产生的差异

 

对于采购过程中产生的差异,我们其实可以认为是和标准成本的价差,所以建议设置为价差分析类的科目就行了。

 

半成品和产成品

 

那么对于自制的半成品和产成品,又该如何用标准成本来管理呢?

 

半成品和产成品,它的成本构成主要是料工费三类。

 

其中料是生产半成品和产成品耗用的原料、辅料等等。

 

工就是生产中使用的直接人工

 

费用是车间产生的间接的制造费用,也包括了间接人工。

 

传统成本计算

 

在传统的成本计算中,财务习惯是把工和费,在月底根据实际发生额,在当月的实际入库产品和在制品之间,按一定的规则进行分摊。

 

例如按工时分摊,按重量分摊等等。

 

而料的成本,就按照实际的耗用数量,把这部分料的成本,转到半成品和产成品中。

 

这个逻辑是最常见的,坦白说,我们为上市公司开发的全月一次加权平均的成本模块,也是完全按这个逻辑来开发的。

 

但是这一套做法是实际成本的做法,并不是标准成本的理念,按标准成本来管理的话,我们是不能这样来构建成本方案的。

 

SAP成本核算

 

我们先来看SAP里面的生产成本核算。其实准确地说,我认为 SAP的生产成本计算,其实是一个定额成本的算法。

 

产品生产入库的成本,你是不能人为指定的,它是自动根据生产订单里面物料的标准用量,乘上这个物料的成本来计算的。

 

如果某个物料,按标准的用量是要用2个,但实际上用了3个,那对不起,SAP的生产入库,产成品带走的,还是2个物料的成本,不会按你实际上用了3个,来带走3个的成本。

 

那么差异的这一个物料的成本怎么办呢?在SAP的生产订单结算关闭的时候,它会把这部分差异,全部丢到一个叫WIP差异科目里面去。所以SAP里面的生产入库,永远是按照定额来计算,而不是按照实际耗用来计算的。

 

SAP为什么这么去设计这个逻辑,我觉得有它技术上的原因,也有管理逻辑方面的原因,还有对实际业务的考量。

 

例如SAP为什么会允许一张生产订单先收货,再发料,还允许超订单发料等等。这些其实都是比较尊重客户现实的考量,我们这里不展开,你只需要记住,它就是按照一个定额来计算生产入库成本的,这就够了。

 

那么我们现在在构建标准成本管理的时候,我们的产成品和半成品,首先要给它们订出来一个标准成本。

 

这个标准成本是怎么定出来呢,那肯定是要考虑生产一个产品,理论上标准的要用多少材料,要用多少人工,要用多少制费,这样定出来的。

 

当然按照我们上一讲的理念,这些其实也是倒推出来的。当定下来一个产品的标准成本以后,我们要考虑的,就是两个事情,

 

第一是在企业后续的运作中,如何来监控我们是不是达成了这个标准。

 

第二,我们怎么能在情况发生变化的时候,能去快速反应,调整这个标准成本。

 

要达成这两件事的目标,我们可以把核算好的料工费,全部放入到BOM里面。

 

原料没问题,我们在BOM里面本来就有。对于人工,我们可以把人工也分配一个料号,当成一种特殊的物料,按照不同工序、不同性质的人工,可以分配不同的料号,在BOM里面,放到不同的工序下面。

 

例如贴片人工,是一个料号,焊接人工,又是一个料号,因为他们的单价是不同的。做得越细,管理的精度就越高。对于制造费用,也可以按照类似的思路,把不同的制造费用,也当成一类特殊的原料,放到BOM里面进行核算。

 

例如某个产品,耗用某个加工中心的时间很长,那么它的BOM里面,加工中心设备折旧,这个特殊的原料,用量就会多一点,而如果某个产品,可能耗用的水费会更多,例如需要大量清洗,那么可能水费的用量,就会多一点。

 

把每种人工和制费,当成特殊原料放入BOM清单里面,我们产成品和半成品的标准成本,就有清楚的来源构成了。

 

有些顾问,习惯把人工做一个物料,制费做一个物料,而不喜欢去分明细,这其实只是考虑到财务过账,把账能过平就行了,从来没有考虑过在管理上要真正有意义,要达成一些管理目标,这种顾问思路是不可取的。

 

根据这些明细,我们就可以监控产成品和半成品的成本波动。理想情况下,料工费这三类特殊原料之和,就会等于当期的产成品和半成品入库的成本。

 

如果出现了不一致,系统会在生产订单关闭的时候,立马在WIP差异科目上出现一笔发生额。

 

还记得我们前面讲的这个WIP差异科目吗?

 

它结算的是发料和入库间的差异成本。我们的原料,包括人工和制费,是按标准成本来发料的,我们的入库,是按这个清单算出来的一个标准成本来入库的,那么它们之间如果有差异,就只有可能一个来源,那就是量差。

 

例如原料多耗用了,或者人工工时多耗用了。因此我们通过分析这个WIP差异科目的发生额,我们就能看到生产线出了什么问题。例如直通率过低,那么我们的人工耗用会上升,产量会下降,WIP差异科目马上就能体现出来,我们就有可能及时去跟进,找到责任部门和责任人,要求改进。

 

这里需要提醒注意的有两个地方,一个是对于特殊的原料,就是人工和制费,我们要考虑清楚,尽量不要用金额去做计量单位。用金额去做计量单位的做法,只是为了把账走平、好看,而忽略了管理上的意义。

 

比较好的做法,是把计量和单价分开。例如人工都是按照小时或者分钟来计量,而焊接人工,和贴片人工,可以定义不同的标准价,因为这两类工人的价格,其实是不同的。而对于制造费用,例如折旧,可以用设备工时来作计量单位,单位设备的每小时折旧额作为单价。对于水电,计量单位可以是多少立方,多少度电,把单价和计量单位分开。

 

这样当我们某个生产资源单价变动的时候,我们不用去改变BOM里面标准用量,保证从工艺上考核,和财务上考核都是可以很精确的。

 

第二个要注意的地方,就是很多顾问习惯于建议客户把这一类特殊原料设置为倒冲。这样的好处是汇报工作量小,容易操作。但是不好的地方是很难体现出标准成本的差异。

 

假如企业想要提高管理的精度,最好是对不同的生产资源要做汇报。每一个班次,到底哪个设备耗用了多少时间,到底哪些班组、员工参与了作业,都能汇报,而这些资源的单价和用量,都能定出来标准。这样每天因为生产线异常停机,或者生产效率出现的异常波动,都能实时就通过WIP差异科目的发生额看到,能够及时进去找准责任人,能进行改进。例如生产线出现设备异常,那么当天的人工还是会耗费那么多,但是产量会下降,WIP的差异,就是实际入库的标准成本,和多产生的人工耗用的差异,会马上在财务科目发生额上就能体现出来。

 

把生产资源作为特殊的原料,分到最明细的生产资源,并且要求生产线根据实际情况每天在生产订单上做耗用的汇报,如果企业能做到这一点,那么利用SAP的标准功能,利用SAP定额法计算生产成本的逻辑,就能帮助企业把成本管理做到很极致,根本就不需要什么二次开发,也根本不像有些人说的那样SAP的成本管理一无是处。觉得SAP的成本管理很烂的,一定是根本不理解SAP管理理念的。

 

WIP差异,体现的实际上是生产现场的各种异常,例如是不是有异常停机,是不是有额外的材料或资源浪费等等。这些额外的费用,会从正常的生产成本中剥离出来,单独进入差异,便于管理层分析,考核的是生产线现场的效率,这个科目正常情况下,也应当是在一个固定值范围内波动,而不会永远正向,或者永远反向单边变动的。

 

和前面的采购价格差异一样,正常情况下,只要及时分析和改进,那么期末也是不需要处理的。之所以有很多客户财务账一塌糊涂,我觉得有两个原因,一个原因是顾问设计过账逻辑的时候,把WIP差异科目混进了别的用途,例如我经常看到别的顾问把这个科目竟然设置为存货科目,这是典型的掩耳盗铃,欺骗财务,看起来好象账平了,但实际上逻辑完全不对,财务账和库存数量账完全对不上。

 

还有一个原因是顾问可能不太明白这个逻辑,没有和财务强调清楚,那就是一定要为WIP差异科目设置固定范围值,一定要每期重点关注和分析,出现单边变化的时候,一定要及时调整,要么调整标准成本目标值,要么要求责任部门及时改进。如果财务从来没有去分析和关注过,那么这个科目到最后一定会暴雷,一定会出大问题。

 

除了这个WIP差异科目以外,另外还有一块差异,是需要去关注的。那就是工和费,每个月的实际发生,和实际耗用之间的差异。

 

这个差异是不在WIP差异科目体现的。举个例子来说,以厂房折旧为例,假如把这个生产资源放到BOM里面去,每生产一个产品,标准应摊到的折旧费用应该是相同的。

 

假如当月生产了1万个产品,那么有可能它带走的就是1万元折旧。但是实际上每个月的厂房折旧会有2万元,这里就会产生1万元的差异,会留在制造费用厂房折旧的借方。

 

这个差异体现的通常是产能不符合预期的差异。按我们上一讲提到的制定标准成本的方法,我们定出来的标准成本,理论上应该是符合预期的,只有产能和预期不符的时候,才会产生这个差异。

 

那么这个产能为什么和我们的预期有差异呢,如果是销售接单少了,那就要给销售部门压力了,如果是生产线的原因,那就要让产线提高产能效率了,总之这个差异也是需要定期去分析和改进的。

 

和其它的差异科目一样,正常情况下会在一个可接受的固定值范围内波动,所以每一期把它转掉就行了。我的意见还是一样,不要转到存货,不要想着要得到一个所谓准确的成本,成本永远不会准确,也不可能准确。

 

我们做成本管理,重要的恰恰是要让它产生差异,然后我们可以对差异做分析。如果没有差异,统统混在一起了,我们反而没办法提升我们的成本管理。

 

好了,今天这一讲是财务成本核算的最后一讲,当然还有很多细节没有办法全部都提到,例如具体的每一步过账的科目设置,人工和制费到底是要设置为库存物料还是非库存物料等等,以及还有很多奇奇怪怪的实际差异需要怎么分析等等,这些要在具体不同的项目里面,由你们根据客户调研的结果,客户管理的目标,来具体做考虑了。我能教你们的,只是一个思路,一个方向,项目经验的积累,才会让你们越来越自信。

 

这门课程快进入尾声了,因为平时我的项目也比较紧,只能抽出业余时间来讲一讲,所以断断续续历时了这么久,非常抱歉。

 

后面我的想法是,针对大家感兴趣的一些话题,可以不定期的做一些专题的分享。所以也希望大家给我留言,看看有没有一些什么具体的案例,或者个性化的问题,我可以单独做一个章节的讨论。

 

好了,以上就是今天的全部内容,非常感谢大家,谢谢大家!

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