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李海强:SAP Business One 助推化工行业高质量发展(下)
来源:时间:2021年06月08日

本文为《SAP Business One 助推化工行业高质量发展》第二部分,将继续由李海强老师为您讲解如何通过SAP Business One 解决方案,在各个业务板块得到快速提升,并在日益激烈的市场竞争中获取优势。


化工行业各业务板块信息化目标分解


接下来,我针对SAP Business One的各个业务板块进行一个简单说明。


首先,在企业管理的信息化目标上,一般我们说财务、进销存,化工行业因为设备基本都是重资产的行当,一般来讲,设备管理也是回避不了的一块,还包括质量管理,因为化工企业对质量管控从前到后都是需要涉及到的。


同时呢,我们希望在实施的过程里,能帮助企业去梳理一些流程,梳理流程的过程里面,主要是从指标的搭建到建议提升的改进,方方面面做到一些有意义的管理的一些改变,在这个过程里面,主要是涉及到功能指标和效益指标两个方面,也就是说我们从功能上来讲,能支撑到多多少?


1、销售管理流程

 

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这个是SAP Business One里面销售订单的一个界面,大家可以看到交易对象是谁、产品是什么,也可以看到,这种加粗加星号的,是系统里面可以根据实际情况进行调整和设定,比如说必填字段,我们提醒一下操作人员,相对容易快速定位需要填什么。右边的这些自定义的部分,是SAP灵活性或者是扩展性另外的一个体现,因为任何一个产品不可能涵盖所有需要的信息,当有一些信息不全的时候怎么办?这时候我们可以在系统里面增加自定义字段,比如说销售订单类型,如果有OA审批的话,我可以同步一下OA审批的状态,也可以进行后续的控制。

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接下来的话就是预收款的申请、交货单,大家可以看一下,它是完全一样的,包括销售订单,可以通过前序单据复制到后续单据,也就是说第一个人操作完之后,后面的人的操作工作量是非常小的,基本上复制一下就形成一个后续单据,可以看到,它是基于销售订单几号,包括这里面如果逆向单据出现问题的话,它可以出现这种退货操作,包括如果说确认应收,它还可以有发票的这种操作,还有红字发票的贷项处理。


2、生产管理流程


接下来关于生产模块,SAP标准的生产功能相对比较简单,它更多的是关注于生产两头的管理,也就是说我们从下达、从计划分解到订单之后,生产过程的管理并不太多。如果需要生产过程管理,我们可以采用B1标准的扩展插件来实现。在SAP Business One的生产过程里面,我们关注的就是从BOM,也就是配方的确认,下达到成本中心,也就是生产中心的一个确认,这些基本信息定义完成之后,我们通过生产来完成成本的结转和物的转移,当然这里面能管到基本的生产收发货、退料、返工这些方面。

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配方这边的话,就是我们在B1里面可以实现配方完整的管理,可以实现多级的BOM,包括中间产品、半成品的管理。


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也可以通过MRP生产计划管理,分解你的预测、分解你的订单,给它推送到最终的一个采购或者是一个生产建议上面去。这是系统的一个建议,可以通过建议快速的形成采购请求、生产订单这些方面,可以基于生产订单通过审批,完成生产的收发料、后续的收发货,也可以通过系统的报表,看生产订单收发料的情况。当然在生产过程里面,可以夹杂着生产质检的控制。


3、物料管理流程


接下来,给大家去讲一下B1里面比较重要,实际上生产企业比较重要的一块,物料的管理,实际上是配合采购、库存、收发货同时存在,对于上系统的企业来讲,这里面提到了几个方面:


第一,要明确编码规则,很多企业前期系统使的不好的一个重要原因就是,做不到一物一码或者一码一物,这种系统物料和实物,到后期的时候经常会混乱,这也是使用ERP系统的一大忌。


第二管理标准,比如说物料是怎么进行管理,是批次管理,还是序列号管理,当然一般化工企业更多的是批次管理,包括台账的控制,什么情况下什么物料应该进行出入库管理。很多企业在使用系统的时候,除了采购的入库、销售的出库、生产的收发货之外,还有很多其他类型的收发货,比如说配件的领用、劳保用品的领用等等,这些都应该纳入到统一的管理,应该定义清楚每一种业务流程是什么样子。


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我们再说一下采购,它的发起一般都是由需求部门,当然这里面的需求除了生产之外,还会有非生产直接相关的物料,比如说你的劳保用品、你的备品备件,对吧?还有一些办公所用的,如果需要系统进行物料管理,也有一定的需求,那这种需求可以是计划的,也可以是一次性的,不管怎么样,通过计划我们可以推到采购订单。


另外一个层面,这里面提到费用订单的一个概念,对于生产企业来讲,除了实物采购,费用型的采购实际上是非常之多的,包括设备的维修,哪怕是一个称、一个电梯、一个设备,包括其他的比如装修、厂房的建设,这些服务类的采购,对于生产企业来讲是一个挺大的支出,我们希望通过系统的采购模块进行统一的管理。


对于采购环节来讲,紧急采购和月度采购要分清楚,在系统里面是通过不同的功能来实现的。关于采购核心的这种管控,或者说我们对于采购关键的管理,第一个对于的是供应商,应该怎么进行管理?跟客户信息一样,它是不是完善?包括采购价格的统一管控,采购的提前期等等,这些都需要纳入到系统。


对于库存来讲主要是采购入库、原材料的调拨,包括最后发票的确认,我们什么时间入库?是否有检验?检验是否有损耗?怎么定损?采购收货过程中质量怎么去控制?这块是采购环节、入库环节的第一个管控品,也就是物料入门的第一步。

 

物料管理模块的提升点


物料管理几个提升点,一般我们是这么建议:第一物料标准,就是说主数据的管理一定要清晰,不能乱;第二对于供应商的评估,系统从价格、交货日期、到货率、质量合格率等方面来进行统一的管控,当然各家可能会有不同的指标,但是这几大方面还是最基本的核心;第三采购,看企业是统一采购还是各部门各自采购,比如刚才我们说的服务采购和实物采购是否是同一部门进行管理。但是不管怎么样,严格意义上来讲,在SAP Business One,一般建议采购是需要进行相应的审批控制的。;第四库存管理,主要是收货以及其他收发货的管理;第五流程标准化管理,第六岗位职责管理,这些方面就不赘述了。

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这是系统里面的采购订单,它的关系映射跟销售一样,是系统标准功能。而且在SAP Business One里面,在采购的过程中可以随时去看物料的库存状态,我们分已订购、已提交、可供量、库存量这些概念,可以实时的看到它。

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这是系统里面的一些相关的界面和功能,供应商主数据跟客户的主数据差别不大,关键的信息要维护清楚,包括供应商也会给您这边信用额度的管控、账期的管控,我们可以快速的通过科目余额看到欠供应商多少钱。在B1里面可以通过鼠标操作,不需要通过系统的菜单,不断的穿透和追溯相关的数据和跳转到相关的报表,所以说B1的使用相对比较方便。

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这是B1的采购订单的界面,还有加了审批的采购,不同的审批人可以收到待审批的信息,像预付款申请、收货单。

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这是我们的报检单,如果企业在采购环节需要进行控制的话,可以把报检单加进来,报检单有一个数据来源,它是什么样的单子,什么样的物料,是谁提报的,要提报给谁。对应的质检人员根据定义好的检验项目或者检验方案进行检验,最后去确认合格数量、不合格数量是多少。

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这是一个审批的设定。在B1里面审批是可以自定义条件,当然它的审批做不到像OA审批那么复杂,基本上在B1的审批是单线条的,当然如果不同条件的话,我们就发起不同的审批流。大家可以看一下,这里面还有一个警报的功能,B1可以把任何事情,比如说到期提醒、库存不足提醒,收款提醒,作为警报进行系统的自动推送,这样的话就等于是一个大号闹钟,提醒不同的人。

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这是其他的采购,比如说费用采购、固定资产采购,都可以通过系统的标准功能来实现。

 

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库存的物料主数据这一块,包括很多的自定义的信息,比如说物料是否必须要地磅称重,比如说我们做个地磅接口,如果是地磅称重的话,我们会把物料的信息推给地磅系统,还得通过地磅系统来进行称重的出库和入库,包括收货的上线比例设定,因为大宗原材料基本上有一个问题,定1000吨到了可能是990或者是1100吨,这样的话不可能说不允许超收,但是总得有一个上限,我们可以自定义这种所谓的上限比,这都可以在系统里面自动完成控制。那在物料里面,更多的是销售计量单位、多级的计量单位,包括最大、最小库存的设定,以及采购提前期、经济批量这些基本信息,都是可以定义的。


从多年的实施经验上来讲,物料主数据的管理,对于上ERP系统的企业来说,精细化程度越高、准确性越高,后期系统的应用效果会越好,建议大家要把这个管理起来。

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这个是库存交易管理,在SAP里面常见的就是非交易性的收发货,除了采购、销售、生产之外的,比如说这里面可以自己定义什么盘盈盘亏、什么辅料的领用、什么项目的领用、其他的领用了,什么废品的出库、废品的入库、借用、还回,这些都可以通过这种来实现,而且它是可以跟我们的财务科目一一对应,这样的话保证业务和财务实时的准确性,是永远能匹配的上。

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B1在批次管理可以做到全程追溯。大家可以看一下,这个批次什么时候录的,什么时候出的,我们都可以做到精细化的管理。

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这是库存的盘盈盘亏,盘点表可以导出,有条件的企业可以通过条码设备接入,完成自动化的盘点。

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在B1里面可以随时根据库存过账清单,快速的追溯每个物料出和入的明细记录,也可以看库存的一些状态报表——可用料是多少、存货量是多少、下了订单没发货的、下了采购没到货的,都可以在系统里面追溯到。

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这是审计报表,每一次成本的一个变化都可以在这儿做到。SAP的库存账和财务账永远是实时匹配的,这个大家不用担心,它在这方面做的非常好。

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这是库龄分析的一个报表,当然说库龄分析的报表,企业的规则不太一样,我们可以进行个性化报表的编制。


4、设备管理流程


设备管理,我们公司基于很多企业的实际需求,提炼出来一个相对标准化的插件,这一块核心关注的是设备的台账、设备的维修卡、设备的维修计划的一些管理,并不是特别复杂,但是一般情况都能管住,这里面基本上就是哪个设备有故障了,可以提报检单,谁来去修的,什么时候修完的,这个设备什么时候需要进行停机或者是大修,都可以做好计划。

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这是设备档案的基本定义,包括设备分两大类,一个是基本的设备,还有一个功能位置的设定。设备主数据的档案里面会有很多的参数,对应的部门、对应的位置,可以清晰的去管理清楚。还有设备运行的记录,设备什么时候停机,什么时候开机,都可以在这儿来进行维护。

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这是设备维修计划的管理,可以在这儿提前预定好计划,还有设备维修的通知单以及设备维修工单。


5、质量管理流程


质量管理,我们基于化工行业同样也做了质量插件,它融合在企业的这个物的所有过程里面,可以在采购、销售、生产过程中,包括售后环节,都可以做质量的管理和追溯。


在这里面我们更多的是从材料到产品,包括企业如果需要ISO的标准认证的话,也可以跟衔接在一起。

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这是质检项目的定义,每一种项目比如说含水量、杂质或者是其他的颜色、PH值,可以提前定义好。质检模板是针对某一种产品,在定义的时候可以是批检,可以是抽检,可以是全检。


质检单这边可以由报检单直接发起,也可以直接填质检单,因为像采购可能还会有报检单,在生产过程中的质检往往都是质检人员在现场,就不需要报检单,直接填质检单就可以。我们如果有报检通知的话,质检人员是可以接收到通知信息的。

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这是质检单,我们的质检也可以支持盲检,控制检验人员和收货人员之间的一道屏蔽线、上图包含质检单的一些详情,最后合格不合格都可以根据实际情况进行定义。


6、财务管理


最后我们说一下财务管理,在SAP里面所有的东西最后都要流转到财务,前面我也提到过,SAP的财务它倾向于管理会计,企业里面业务单据相关的分录都是由系统自动生成的,也就是说我做了个出入库,那我对应的财务分录直接就完成了,不需要财务人员再去做。财务人员的职责就是在前期定义好规则,中间去做监控和管控,后期做统一分析。


另外,财务层面对化工行业来讲关注的点就是成本核算要全面、要完善。所以一般来讲我们在财务核算上,第一要强化数据口径的一致性,比如说我们从业务端到财务它是一致的,那我们到最后的这种核算、监控、分析是有依据的。第二就是在于生产企业来讲资产的管理,也就是说和设备管理的协同,也就是固定资产和设备的协同和统一。包括过程中的一些项目,因为生产企业多多少少都有在建工程的项目、试制、研发的这些项目,精细化的核算怎么样去处理?这些都是我们关注的一些重点。包括销售的发票、供应商的发票的管理,实际上我们最终的目的是希望把财务从忙于记账的模式解脱出来,关注于制度和规则的制定以及分析的管控。所以B1财务基本的主导思想就是集成与实时、标准与拓展、统一和完整。

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这是我们在系统里面的一些财务分录,当然不是全部,比如说我们在采购环节的话,到货应该怎么去管控、资产怎么去管,销售怎么去管,这些方面。


SAP Business One完全实现了财务业务一体化,80%左右的分录都是自动产生的,剩下也就是一些费用账,如果企业还有OA报销系统什么的,也可以给他对接在一起,那手工工作量会更少。


成本中心是根据每家不同的企业来定义,比如说我有部门的辅助核算,有项目的辅助核算,有人员、车辆、有事业部、有区域,这些都可以根据实际情况去增加。

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比如说这是按成本中心出的一个报表,那你成为中心的直接收入费用、间接收入费用都可以通过系统来实现。

 

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这是SAP Business One标准的财务凭单的样子,可能跟国内的软件不太一样,包括不同的类型的业务单据也会生成不同类型的财务分录,比如说你的收货单和交货单,它原始单据的代码是不一样的,但是它生成的分录样子基本都是一样的。

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还有固定资产的管理,包括固定资产的原值、折旧方法,还有它的折扣类型的定义、科目定义,我就不过多的讲解了,它也可通过采购模块完成固定资产的资本化,固定资产的减值、增值、报废、自动折旧运行这些方面都是可以实现的。

 

生产成本ADDON功能说明


再说一个生产成本ADDON,我们根据化工企业的特性做了二次开发,这个ADDON的目的就是把生产过程发生的所有的费用,材料费、人工费、制造费用等统一归集起来,在月底的时候进行全面的分摊,做到精准的成本还原,也就是说每个产品耗用的费用到底是多少、材料到底是多少。因为化工企业材料的发料,不像装配制造业一是一、二是二,他经常会多发少发,数据需要在月底进行重新核算,包括能源、在制品这些方面。

同时,我们是多层BOM卷积,在每一层算好了的成本卷到上一层,这样一层一层的。

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这是成本设置方案的一些分摊的方式,比如说原材料是按定额采料的,就是按BOM的标准配比,人工费可以按产量、可以按材料价值、可以按工时,进行不同的分摊。包括我们产品在不同的成本中心可以独立计算,每个产品它的成本到底是多少,形成新的成本。

 

集团财务解决方案


再简单讲解一下集团财务,在SAP Business One的话,它是针对中小企业的单体法人,但是新版的B1支持分支的管理,对于大集团而言的话,或者是不同业态的分子公司来讲的话,我们建议分账套,分账套涉及到集团合并的话,我们是有相对的解决方案,做集团合并报表的管理。前提是——科目体系要统一,内部关联方的管理要清晰,成本中心的规划要自上而下,要统一定义清楚,报表体系的规范要明确。

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这是合并报表的样式,合并报表抵消分录的一些提取和处理,包括境内、境外。报表模版可以设置不同的公式,也可以设置到不同的成本中心,如果企业愿意投入,可以做仪表盘的分析和管理,对于老板而言,是非常好的一些合并报表的体现。


我们在财务层面的改进是一体化,B1的财务能够自动抛转生成的,是实时还有就是标准,是职能进行管理化的一个转变。

 

化工行业SAP Business One项目方案总结


最后简单总结一下,我们希望SAP Business One给企业带来一个提升,当然前提就是说我们的数据要规范,我们的系统流程要能形成闭环,我们的管理制度要跟上,那在这个基础上,才能达到一个想要的目的。


B1解决方案三个核心的话,第一个是财务为核心,还是那句话ERP的软件就是管钱管物的,如果这个管不清楚,系统的作用就大打折扣了。第二个要清楚的知道上系统要看到什么东西,很多企业上ERP的时候,都不知道怎么去检验这个系统好与坏。我告诉您一个最简单的标准,就是我能从系统里面出百分之八九十企业常用的管理报表,OK,那这系统绝对是棒棒的,如果说还得拿着系统和线下Excel,N个部门互相打完嘴仗,再拼一个报表出来,这个系统的作用就值得商榷了。第三个系统是可持续调整、可持续改善的,而不是说上完了就这样了,那我觉得对于中国的企业,市场发展变化以及政策天天都在调整,如果系统跟不上这种调整,或者是没有余地去调整的话,那我觉得这个系统可能使两三年,就要想能不能再换个系统了。


大家记住,第一个目标是以财务为核心、以业务流程控制为主线的这种系统。第二个目标就是报表体系,这两个目标达到了,那我觉得您的系统一定能使的更好。

 

我今天的方案就给大家讲到这儿,谢谢大家参与!

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