本文为《SAP Business One 助推化工行业高质量发展》第二部分，将继续由李海强老师为您讲解如何通过SAP Business One 解决方案，在各个业务板块得到快速提升，并在日益激烈的市场竞争中获取优势。

化工行业各业务板块信息化目标分解

接下来，我针对SAP Business One的各个业务板块进行一个简单说明。

首先，在企业管理的信息化目标上，一般我们说财务、进销存，化工行业因为设备基本都是重资产的行当，一般来讲，设备管理也是回避不了的一块，还包括质量管理，因为化工企业对质量管控从前到后都是需要涉及到的。

同时呢，我们希望在实施的过程里，能帮助企业去梳理一些流程，梳理流程的过程里面，主要是从指标的搭建到建议提升的改进，方方面面做到一些有意义的管理的一些改变，在这个过程里面，主要是涉及到功能指标和效益指标两个方面，也就是说我们从功能上来讲，能支撑到多多少？

1、销售管理流程

这个是SAP Business One里面销售订单的一个界面，大家可以看到交易对象是谁、产品是什么，也可以看到，这种加粗加星号的，是系统里面可以根据实际情况进行调整和设定，比如说必填字段，我们提醒一下操作人员，相对容易快速定位需要填什么。右边的这些自定义的部分，是SAP灵活性或者是扩展性另外的一个体现，因为任何一个产品不可能涵盖所有需要的信息，当有一些信息不全的时候怎么办？这时候我们可以在系统里面增加自定义字段，比如说销售订单类型，如果有OA审批的话，我可以同步一下OA审批的状态，也可以进行后续的控制。

接下来的话就是预收款的申请、交货单，大家可以看一下，它是完全一样的，包括销售订单，可以通过前序单据复制到后续单据，也就是说第一个人操作完之后，后面的人的操作工作量是非常小的，基本上复制一下就形成一个后续单据，可以看到，它是基于销售订单几号，包括这里面如果逆向单据出现问题的话，它可以出现这种退货操作，包括如果说确认应收，它还可以有发票的这种操作，还有红字发票的贷项处理。

2、生产管理流程

接下来关于生产模块，SAP标准的生产功能相对比较简单，它更多的是关注于生产两头的管理，也就是说我们从下达、从计划分解到订单之后，生产过程的管理并不太多。如果需要生产过程管理，我们可以采用B1标准的扩展插件来实现。在SAP Business One的生产过程里面，我们关注的就是从BOM，也就是配方的确认，下达到成本中心，也就是生产中心的一个确认，这些基本信息定义完成之后，我们通过生产来完成成本的结转和物的转移，当然这里面能管到基本的生产收发货、退料、返工这些方面。

配方这边的话，就是我们在B1里面可以实现配方完整的管理，可以实现多级的BOM，包括中间产品、半成品的管理。

也可以通过MRP生产计划管理，分解你的预测、分解你的订单，给它推送到最终的一个采购或者是一个生产建议上面去。这是系统的一个建议，可以通过建议快速的形成采购请求、生产订单这些方面，可以基于生产订单通过审批，完成生产的收发料、后续的收发货，也可以通过系统的报表，看生产订单收发料的情况。当然在生产过程里面，可以夹杂着生产质检的控制。

3、物料管理流程

接下来，给大家去讲一下B1里面比较重要，实际上生产企业比较重要的一块，物料的管理，实际上是配合采购、库存、收发货同时存在，对于上系统的企业来讲，这里面提到了几个方面：

第一，要明确编码规则，很多企业前期系统使的不好的一个重要原因就是，做不到一物一码或者一码一物，这种系统物料和实物，到后期的时候经常会混乱，这也是使用ERP系统的一大忌。

第二管理标准，比如说物料是怎么进行管理，是批次管理，还是序列号管理，当然一般化工企业更多的是批次管理，包括台账的控制，什么情况下什么物料应该进行出入库管理。很多企业在使用系统的时候，除了采购的入库、销售的出库、生产的收发货之外，还有很多其他类型的收发货，比如说配件的领用、劳保用品的领用等等，这些都应该纳入到统一的管理，应该定义清楚每一种业务流程是什么样子。

我们再说一下采购，它的发起一般都是由需求部门，当然这里面的需求除了生产之外，还会有非生产直接相关的物料，比如说你的劳保用品、你的备品备件，对吧？还有一些办公所用的，如果需要系统进行物料管理，也有一定的需求，那这种需求可以是计划的，也可以是一次性的，不管怎么样，通过计划我们可以推到采购订单。

另外一个层面，这里面提到费用订单的一个概念，对于生产企业来讲，除了实物采购，费用型的采购实际上是非常之多的，包括设备的维修，哪怕是一个称、一个电梯、一个设备，包括其他的比如装修、厂房的建设，这些服务类的采购，对于生产企业来讲是一个挺大的支出，我们希望通过系统的采购模块进行统一的管理。

对于采购环节来讲，紧急采购和月度采购要分清楚，在系统里面是通过不同的功能来实现的。关于采购核心的这种管控，或者说我们对于采购关键的管理，第一个对于的是供应商，应该怎么进行管理？跟客户信息一样，它是不是完善？包括采购价格的统一管控，采购的提前期等等，这些都需要纳入到系统。

对于库存来讲主要是采购入库、原材料的调拨，包括最后发票的确认，我们什么时间入库？是否有检验？检验是否有损耗？怎么定损？采购收货过程中质量怎么去控制？这块是采购环节、入库环节的第一个管控品，也就是物料入门的第一步。

物料管理模块的提升点

物料管理几个提升点，一般我们是这么建议：第一物料标准，就是说主数据的管理一定要清晰，不能乱；第二对于供应商的评估，系统从价格、交货日期、到货率、质量合格率等方面来进行统一的管控，当然各家可能会有不同的指标，但是这几大方面还是最基本的核心；第三采购，看企业是统一采购还是各部门各自采购，比如刚才我们说的服务采购和实物采购是否是同一部门进行管理。但是不管怎么样，严格意义上来讲，在SAP Business One，一般建议采购是需要进行相应的审批控制的。；第四库存管理，主要是收货以及其他收发货的管理；第五流程标准化管理，第六岗位职责管理，这些方面就不赘述了。

这是系统里面的采购订单，它的关系映射跟销售一样，是系统标准功能。而且在SAP Business One里面，在采购的过程中可以随时去看物料的库存状态，我们分已订购、已提交、可供量、库存量这些概念，可以实时的看到它。

这是系统里面的一些相关的界面和功能，供应商主数据跟客户的主数据差别不大，关键的信息要维护清楚，包括供应商也会给您这边信用额度的管控、账期的管控，我们可以快速的通过科目余额看到欠供应商多少钱。在B1里面可以通过鼠标操作，不需要通过系统的菜单，不断的穿透和追溯相关的数据和跳转到相关的报表，所以说B1的使用相对比较方便。

这是B1的采购订单的界面，还有加了审批的采购，不同的审批人可以收到待审批的信息，像预付款申请、收货单。

这是我们的报检单，如果企业在采购环节需要进行控制的话，可以把报检单加进来，报检单有一个数据来源，它是什么样的单子，什么样的物料，是谁提报的，要提报给谁。对应的质检人员根据定义好的检验项目或者检验方案进行检验，最后去确认合格数量、不合格数量是多少。

这是一个审批的设定。在B1里面审批是可以自定义条件，当然它的审批做不到像OA审批那么复杂，基本上在B1的审批是单线条的，当然如果不同条件的话，我们就发起不同的审批流。大家可以看一下，这里面还有一个警报的功能，B1可以把任何事情，比如说到期提醒、库存不足提醒，收款提醒，作为警报进行系统的自动推送，这样的话就等于是一个大号闹钟，提醒不同的人。

这是其他的采购，比如说费用采购、固定资产采购，都可以通过系统的标准功能来实现。

库存的物料主数据这一块，包括很多的自定义的信息，比如说物料是否必须要地磅称重，比如说我们做个地磅接口，如果是地磅称重的话，我们会把物料的信息推给地磅系统，还得通过地磅系统来进行称重的出库和入库，包括收货的上线比例设定，因为大宗原材料基本上有一个问题，定1000吨到了可能是990或者是1100吨，这样的话不可能说不允许超收，但是总得有一个上限，我们可以自定义这种所谓的上限比，这都可以在系统里面自动完成控制。那在物料里面，更多的是销售计量单位、多级的计量单位，包括最大、最小库存的设定，以及采购提前期、经济批量这些基本信息，都是可以定义的。

从多年的实施经验上来讲，物料主数据的管理，对于上ERP系统的企业来说，精细化程度越高、准确性越高，后期系统的应用效果会越好，建议大家要把这个管理起来。

这个是库存交易管理，在SAP里面常见的就是非交易性的收发货，除了采购、销售、生产之外的，比如说这里面可以自己定义什么盘盈盘亏、什么辅料的领用、什么项目的领用、其他的领用了，什么废品的出库、废品的入库、借用、还回，这些都可以通过这种来实现，而且它是可以跟我们的财务科目一一对应，这样的话保证业务和财务实时的准确性，是永远能匹配的上。

B1在批次管理可以做到全程追溯。大家可以看一下，这个批次什么时候录的，什么时候出的，我们都可以做到精细化的管理。

这是库存的盘盈盘亏，盘点表可以导出，有条件的企业可以通过条码设备接入，完成自动化的盘点。

在B1里面可以随时根据库存过账清单，快速的追溯每个物料出和入的明细记录，也可以看库存的一些状态报表——可用料是多少、存货量是多少、下了订单没发货的、下了采购没到货的，都可以在系统里面追溯到。

这是审计报表，每一次成本的一个变化都可以在这儿做到。SAP的库存账和财务账永远是实时匹配的，这个大家不用担心，它在这方面做的非常好。

这是库龄分析的一个报表，当然说库龄分析的报表，企业的规则不太一样，我们可以进行个性化报表的编制。

4、设备管理流程

设备管理，我们公司基于很多企业的实际需求，提炼出来一个相对标准化的插件，这一块核心关注的是设备的台账、设备的维修卡、设备的维修计划的一些管理，并不是特别复杂，但是一般情况都能管住，这里面基本上就是哪个设备有故障了，可以提报检单，谁来去修的，什么时候修完的，这个设备什么时候需要进行停机或者是大修，都可以做好计划。

这是设备档案的基本定义，包括设备分两大类，一个是基本的设备，还有一个功能位置的设定。设备主数据的档案里面会有很多的参数，对应的部门、对应的位置，可以清晰的去管理清楚。还有设备运行的记录，设备什么时候停机，什么时候开机，都可以在这儿来进行维护。

这是设备维修计划的管理，可以在这儿提前预定好计划，还有设备维修的通知单以及设备维修工单。

5、质量管理流程

质量管理，我们基于化工行业同样也做了质量插件，它融合在企业的这个物的所有过程里面，可以在采购、销售、生产过程中，包括售后环节，都可以做质量的管理和追溯。

在这里面我们更多的是从材料到产品，包括企业如果需要ISO的标准认证的话，也可以跟衔接在一起。

这是质检项目的定义，每一种项目比如说含水量、杂质或者是其他的颜色、PH值，可以提前定义好。质检模板是针对某一种产品，在定义的时候可以是批检，可以是抽检，可以是全检。

质检单这边可以由报检单直接发起，也可以直接填质检单，因为像采购可能还会有报检单，在生产过程中的质检往往都是质检人员在现场，就不需要报检单，直接填质检单就可以。我们如果有报检通知的话，质检人员是可以接收到通知信息的。

这是质检单，我们的质检也可以支持盲检，控制检验人员和收货人员之间的一道屏蔽线、上图包含质检单的一些详情，最后合格不合格都可以根据实际情况进行定义。

6、财务管理

最后我们说一下财务管理，在SAP里面所有的东西最后都要流转到财务，前面我也提到过，SAP的财务它倾向于管理会计，企业里面业务单据相关的分录都是由系统自动生成的，也就是说我做了个出入库，那我对应的财务分录直接就完成了，不需要财务人员再去做。财务人员的职责就是在前期定义好规则，中间去做监控和管控，后期做统一分析。

另外，财务层面对化工行业来讲关注的点就是成本核算要全面、要完善。所以一般来讲我们在财务核算上，第一要强化数据口径的一致性，比如说我们从业务端到财务它是一致的，那我们到最后的这种核算、监控、分析是有依据的。第二就是在于生产企业来讲资产的管理，也就是说和设备管理的协同，也就是固定资产和设备的协同和统一。包括过程中的一些项目，因为生产企业多多少少都有在建工程的项目、试制、研发的这些项目，精细化的核算怎么样去处理？这些都是我们关注的一些重点。包括销售的发票、供应商的发票的管理，实际上我们最终的目的是希望把财务从忙于记账的模式解脱出来，关注于制度和规则的制定以及分析的管控。所以B1财务基本的主导思想就是集成与实时、标准与拓展、统一和完整。

这是我们在系统里面的一些财务分录，当然不是全部，比如说我们在采购环节的话，到货应该怎么去管控、资产怎么去管，销售怎么去管，这些方面。

SAP Business One完全实现了财务业务一体化，80%左右的分录都是自动产生的，剩下也就是一些费用账，如果企业还有OA报销系统什么的，也可以给他对接在一起，那手工工作量会更少。

成本中心是根据每家不同的企业来定义，比如说我有部门的辅助核算，有项目的辅助核算，有人员、车辆、有事业部、有区域，这些都可以根据实际情况去增加。

比如说这是按成本中心出的一个报表，那你成为中心的直接收入费用、间接收入费用都可以通过系统来实现。

这是SAP Business One标准的财务凭单的样子，可能跟国内的软件不太一样，包括不同的类型的业务单据也会生成不同类型的财务分录，比如说你的收货单和交货单，它原始单据的代码是不一样的，但是它生成的分录样子基本都是一样的。

还有固定资产的管理，包括固定资产的原值、折旧方法，还有它的折扣类型的定义、科目定义，我就不过多的讲解了，它也可通过采购模块完成固定资产的资本化，固定资产的减值、增值、报废、自动折旧运行这些方面都是可以实现的。

生产成本ADDON功能说明

再说一个生产成本ADDON，我们根据化工企业的特性做了二次开发，这个ADDON的目的就是把生产过程发生的所有的费用，材料费、人工费、制造费用等统一归集起来，在月底的时候进行全面的分摊，做到精准的成本还原，也就是说每个产品耗用的费用到底是多少、材料到底是多少。因为化工企业材料的发料，不像装配制造业一是一、二是二，他经常会多发少发，数据需要在月底进行重新核算，包括能源、在制品这些方面。

同时，我们是多层BOM卷积，在每一层算好了的成本卷到上一层，这样一层一层的。

这是成本设置方案的一些分摊的方式，比如说原材料是按定额采料的，就是按BOM的标准配比，人工费可以按产量、可以按材料价值、可以按工时，进行不同的分摊。包括我们产品在不同的成本中心可以独立计算，每个产品它的成本到底是多少，形成新的成本。

集团财务解决方案

再简单讲解一下集团财务，在SAP Business One的话，它是针对中小企业的单体法人，但是新版的B1支持分支的管理，对于大集团而言的话，或者是不同业态的分子公司来讲的话，我们建议分账套，分账套涉及到集团合并的话，我们是有相对的解决方案，做集团合并报表的管理。前提是——科目体系要统一，内部关联方的管理要清晰，成本中心的规划要自上而下，要统一定义清楚，报表体系的规范要明确。

这是合并报表的样式，合并报表抵消分录的一些提取和处理，包括境内、境外。报表模版可以设置不同的公式，也可以设置到不同的成本中心，如果企业愿意投入，可以做仪表盘的分析和管理，对于老板而言，是非常好的一些合并报表的体现。

我们在财务层面的改进是一体化，B1的财务能够自动抛转生成的，是实时还有就是标准，是职能进行管理化的一个转变。

化工行业SAP Business One项目方案总结

最后简单总结一下，我们希望SAP Business One给企业带来一个提升，当然前提就是说我们的数据要规范，我们的系统流程要能形成闭环，我们的管理制度要跟上，那在这个基础上，才能达到一个想要的目的。

B1解决方案三个核心的话，第一个是财务为核心，还是那句话ERP的软件就是管钱管物的，如果这个管不清楚，系统的作用就大打折扣了。第二个要清楚的知道上系统要看到什么东西，很多企业上ERP的时候，都不知道怎么去检验这个系统好与坏。我告诉您一个最简单的标准，就是我能从系统里面出百分之八九十企业常用的管理报表，OK，那这系统绝对是棒棒的，如果说还得拿着系统和线下Excel，N个部门互相打完嘴仗，再拼一个报表出来，这个系统的作用就值得商榷了。第三个系统是可持续调整、可持续改善的，而不是说上完了就这样了，那我觉得对于中国的企业，市场发展变化以及政策天天都在调整，如果系统跟不上这种调整，或者是没有余地去调整的话，那我觉得这个系统可能使两三年，就要想能不能再换个系统了。

大家记住，第一个目标是以财务为核心、以业务流程控制为主线的这种系统。第二个目标就是报表体系，这两个目标达到了，那我觉得您的系统一定能使的更好。

我今天的方案就给大家讲到这儿，谢谢大家参与！