主持人：“看来罗德用了信息化系统之后，确实带来了不少好处。那么徐老师，您接触信息化这个行业也是比较长时间了，您从信息化的角度，能给我们做一些例子的分享吗？比如说您做费用分摊，在没用系统之前是怎么分摊的？用了系统之后呢，又是怎么做的？带来了哪些好处以及提高了哪些？”

徐跃：“我确实会有很深的体会，因为我毕竟从业二十多年了，我刚参加工作的时候，那会儿在分摊这些费用时真的是很痛苦，咱们就说房租的例子，咱们的一些房租要根据工时分配到每一个项目里边去。首先我得去找到人事部门看看在执行的都是哪些项目，这些项目上都有哪些人，哪些人有多少工时，这一系列的收集，快的话就得要一天的时间。然后还要去跟项目部门去核验，这些工时是否都是正确的，这又得花掉一天。最后财务再根据这些工时一点一点的分摊，一个分摊的凭证做下来至少得三天的时间，而且原来都是手工记账，一笔一笔的写下来，真的是很痛苦，我记得我写过最多的一次一号凭证，是80多页，那中间要写错一个，数据算错了，80多页要全部重新算一遍，真的是很痛苦的，那真是小心翼翼。后来随着时代的变化发展，咱们的信息化系统在不断的完善，刚才说的情况就变得很便捷了。其实也就说我们在上系统之前，就像刚才王总跟大家介绍过的，我在做这个系统的时候，我把一些满足大多数项目的规则制定好，或者按工时，或者按项目的贡献率，总归它是有一个标准的，按照这个标准把它的规则制定好，我们到一个会计周期快结束的时候，我只是点一个规则执行，它的这个凭证，它该分摊的费用就自动的分摊进去，而且凭证是自动生成，这样子大大的提高了工作效率，而且准确性非常高。”

张晓杰：“二位都分享了一下自己的心得，其实从企业咨询角度来讲的话，我也碰到过很多的这种客户，在成本核算的难点上，老是解决不了这个问题，那信息化系统使用之后，它的一个变化，我要给大家分享一下。大家都知道，现在尤其是在我们专业服务业领域，能把项目管理这块做好的话，确实是挺不容易的，然后如何选择一个比较好的系统，对于业外人士也是很痛苦的。那今天我介绍一下如何合理的选择对于专业服务合适的软件，有些企业在没有使用信息化之前，可能业务部门和财务部门的数据完全对接不上，为什么这么说？举个例子，比如说业务部门接到一个客户的信息，认为这个客户的成功率可能是100%的，心里大概有一个这样子的预测，就直接在线下立项了。那立完项之后，可能产生了一些费用，或者说产生了其他的一些成本，可能就按照自己的理解放在这个项目上，结果提交给财务部门的时候，财务部门完全一头雾水，不知道这个费用到底是什么、这个项目是怎么来的，合同在哪？就是说造成了部门和部门之间的沟通完全不协调。然后客户就问我，针对企业的现状，该从哪些角度出发选择合适的ERP系统？我就给他推荐，我说那你要不尝试一下SAP Business ByDesign，为什么要推荐这款呢？因为说实话，我从事信息化领域这么多年以来，别的方面先不说，就说项目管理这块，SAP Business ByDesign这款产品确实做的要好的多。怎么个好法？因为它是能从项目的前端，我们叫CRM做前端的业务，然后到项目的立项，到后边项目的执行，再到项目的结算，整个项目的周期都能完整的规范化。包括这个项目，它到底要经历哪些阶段？每个阶段的预算应该如何去管理？项目进行到了什么样的进度？实际花费的费用到底是超了还是没超？像这些问题的话，在SAP  Business ByDesign里，都能很清楚的把这些报表、这些数字给抓取出来。”

主持人：“对于信息化来说，BYD这款软件确实是有一定的优势。我也知道罗德这边用BYD之后呢，不仅仅是数据的一个积累，也起到了分析的作用，对于成本分析这块，在财务上有没有什么帮助呢？”

王鸿：“是这样，当这个信息化，就是通过软件核算和手工核算最大的差别，我觉得是提高了财务工作效率。因为会计上，对企业最大的用途是两个，一个是核算，一个是监督。在以前没有系统的时候，可能大部分的财务人员都把时间花在核算手工记账上，有了这个系统之后，设定好流程它就会变得很快捷。财务就会有更多的时间去看这个项目，决策也从以前审一笔报销、发票抬头是不是开对了、大小写是不写对了，转换成去看这个项目的费用是不是合理的、和之前给客户的报价是不是一致的、有没有偏差、这个偏差是怎么产生的等等，已经有时间去做这些事情了。我们在系统里放了两张项目报告，帮助我们管理同时进行的差不多1000个项目的进度，比如说开没开发票给客户，开了第几期了，费用在目前开票的进度下，是超支了还是预收了，预收的情况下，客户要在什么情况下把这个钱花出去，这些呢，都会帮助我们规划一个统一的收款的流程、付款的流程，以及看到每个项目利润率的流程。实际上财务就已经从一个做表记账、做报表，变成了用系统来记账、分析报表、给管理层提供一些有用的数据，这么一个角色了。”

主持人：“那徐老师，从您对信息化的了解，对于成本分析能带给我们什么帮助吗？”

徐跃：“成本分析对一个企业来说是很重要的，首先第一个，因为我们在一个项目立项的时候，项目都有预算，现在很多企业都是采取这种模式，然后我们有预算的控制，才能保证项目健康的执行。但是仅有预算也是远远不够的，对每一个项目实际执行情况，我们也需要进行一个分析。那比方说同类型的项目，有的销售费用很高，但是有些项目可能差旅费很高，这样的话，我们就会对每一个项目的费用进行一些分析，毕竟我们是企业，我们希望收益进账的最大化，把每一分钱都用到合适的位置上，我哪些费用需要加大投入，哪些费用需要压缩一下成本，对未来同类型的项目也会起到一定决策分析的作用，对我们的一些销售策略也是有帮助的，以及一些费用标准是否合理、是否需要调整，都起到了一个数据支持的作用，为我们下一步的决策提供一个帮助。”

张晓杰：“对，没错，尤其是信息化之后，大家都知道，财务业务一体化一规范之后，可能70%甚至到80%的财务凭证，都来源于前端的业务流，财务的工作反而会节省很多的工作量，那节省下来的这个工作量，我们就可以对它进行分析，尤其对项目的成本。那作为企业的领导他一般分析的维度有哪些呢？比如说一个项目经理，这个项目经理的角色，截止到某一个时间点，某一个月或某一个季度，一共做了几个项目？面对的客户是谁？就是可以从一个人管理几个项目的维度出发，包括要核算一个项目经理业绩的话，那他这几个项目带来的收入多少、成本是多少、毛利怎么算，很容易就可以把这个报表给找出来的。甚至还有些高层领导，要看整个部门一个季度或一年做了多少项目，也可以这么抓取，就是说可以站在不同的角度来对项目进行分析。”

主持人：“对于我这个财务小白来说，通过各位专家的讲解，我也明白了一些，首先对于企业来说成本是非常重要的，再就是从信息化的角度，有一个信息化软件的支持，也是非常重要的，第一能大大提高我们的效率，第二是我们的准确性和及时性，同时也能带来一些分析的作用。今天到这儿呢，非常感谢各位专家的支持，那么我们今天的话题就到此结束了。”