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【陈华讲B1第40期】SAP上线验收及再探ERP本质 下
来源:时间:2022年01月26日

我先来解释一下我们设计这个流程的原因,主要有以下几个关键的点:

 

首先是在这个流程的背后,其实隐藏着的,是对企业现金流良性运作的考量。企业有计划地对外付款,可以让企业未雨绸缪,提前安排自己的资金流转。所以预付款的提出,越早越好,在下合同的时候,如果就能让财务知道即将在几月几号,会发生一笔对外的预付,那显然对企业的良性资金安排,是有作用的。

 

其次货到付款,实质上也是一种预付,这种预付也是在签合同的时候就能知晓的,在系统中只要有采购合同,就应当按合同条款提出预付款申请,便于财务提前做好准备。所以实际上不应当存在基于收货的申请,只有基于合同的申请。也只有基于合同的申请,才是合法有效,并且也才能起到让财务提前做好资金准备的作用。

 

基于收货的预付请求,那是逼着财务马上就要按条款付钱,完全没有给财务任何准备的时间。这里也说明一个细节,在SAP中,预付款申请,是有一个要求付款日期的,我们叫到期日。所以并不存在提了申请马上财务就得付款。

 

财务真正要的,是可以通过系统看到在什么时间,即将付什么样的一笔款,付多少出去,这才是对财务有用的信息,并且是越早得到这个信息越好。所以预付款申请,本质上起到的,是和应付发票同样的作用,那就是可以让财务据此提前安排资金计划。

 

当然对于货到付款,可能有些客户会担心一个风险,那就是如果基于合同做的申请,怎么能保证货真正收到了呢?这个其实不用担心。

 

第一在系统里面,财务付款的时候,可以根据付款条款,方便地用关系印射等,能直观查看该申请是否可以真正支付了。这也是为什么要让采购提请求,财务审核和执行,而不是让财务自己给自己提申请的目的。

 

第二是SAP中也可以补充增加控制,对货到付款的条款,虽然也必须基于合同做请求,但是真正付款的时候,SAP可以自动检查对应的订单是否收货,以此来杜绝人为的疏失。

 

最后,为什么流程上一定坚持是由采购来提申请,财务执行呢。除了上面说的理由外,其实还基于下面几条理由:

 

第一是采购订单是由采购录入的,采购可以录入订单后,第一时间自动生成,或者手工制作申请单,尽量早的让财务有所准备。

 

第二是预付款对一个企业的现金流,有着负面的影响,我们应当控制这个比例越少越好,尽量都是后付款的模式。但是哪些供应商能谈,哪些供应商不能谈,采购才清楚,其它任何部门都没法判断。

 

所以我们要对采购有考核,例如一年的采购金额中,不超过百分之多少的比例是预付等,然后逐年要求采购降这个指标。这个指标应该是考核采购经理,而不是采购员,所以每一张预付款申请,我们都建议由采购生成,采购经理审批。只要采购经理同意了,财务就没有理由不同意,只需要按审批后的申请付款日期,提前准备资金即可。

 

所以你看,一个简单的流程,要真正达到让企业在几年后,面貌一新,有可能现在就会让各部门相当不痛快,做起来相当麻烦。而我们要妥协于部门,还是要坚持初衷?这个往往不是部门经理的层面可以理解的,是要有高层来考量,并且由高层一直来保驾护航,而不会在上线后半年、一年、数年后屈从于操作人员的抱怨,屈从于部门的反对就越走越偏。

 

还好这家客户,目前的结果是好的,因为他们新来的IT很坚持,引起高层的重视,出面主持了几个电话会议,也和采购、财务一起进行了详细沟通,最后确定坚持设计之初的逻辑,我衷心希望这个客户在数年以后,能体会到SAP给他们带来的巨大改变。

 

大家都经常听说,ERP是一把手工程,为什么是一把手工程?可以细细再思考一下。当然也有一些反例,如果某一个企业的部门级的力量太强大,也会把项目导向危险的境地。

 

有一个客户,是十年前的一个老客户,当年我帮他们上SAP系统的时候,企业很年青,团队很年青,老板很年青,当然顾问也很年青!但是十年后,企业发展壮大了,由一家工厂,变成了数家工厂的一个集团化企业。为了适应企业新的发展,为了上市,重新选型。在选型的时候,就出现了偏差,老板不再像第一次上项目一样,亲自出面进行评估,主持选型的总经理,也基本只是起到协调、开会的作用。具体新系统要满足什么要求,要实现什么目标,全部是各部门自己提。

 

而各部门提的需求,竟然还不全部是部门负责人,基于部门管理的角度提的,很大一部分是操作人员提的,全部集中在要有什么功能,要有什么操作,要如何如何便捷。然后用这些需求来评估合适的ERP软件。

 

这一次,客户虽然仍然选择了SAP B1,但是实施效果,在我看来,其实并不一定会比第一次的效果更好。至少会留下很多可能在数年后再发作的隐患。因为在项目实施的沟通中,高层基本不再出面,客户方的项目经理有时候还必须要哄着操作人员往下走。我们的顾问花了大部分的时间,在构建不同的便捷功能,例如通过总公司的销售订单,一键生成各分子公司对应的销售、生产单据等,又例如一键批量生成出入库单据等等。但是很少、很少、很少有人来关注流程的逻辑,来关注改变以前的做法,来达成更好的目标。也不会再有人来听取顾问关于管理逻辑的建议,而是更多坚持了自己习惯的做法。

 

俗话说,外行人看热闹,内行人看门道,我想这句话用在这里最合适不过,看起来纷繁复杂的功能,一键生成的便捷,让SAP B1变得相当强大,和他们现在的做法,习惯的做法几乎一模一样,完美复刻,但是这样的系统,除了起到电子单据的作用外,还保留了多少有意义的管理理念呢?

 

SAP B1太强大了,强大得在我们顾问手里,可以轻松满足任何功能上的要求。所以当我们建议不同的管理人员、不同地理位置的仓库分开管理,便于盘点和考核责任人,操作部门坚持要用自己的方式来区分,只是了方便一眼看到时,如果没有高层出来决断,那我们顾问为了项目的顺利交付,只能“以勤补拙”,要什么功能给什么功能,要把B1变成什么样,就变成什么样。用客户方项目经理的话来说,只能先帮助他们操作,哄着他们接受,再来考虑如何提升管理了。

 

这其实就是大多数快速发展的中小企业经常会面临的问题,企业发展大了,人员多了,有了大企业的身段,但没有长大企业的脑子,还没有形成固定的管理逻辑的时候,过分依从于操作人员的七嘴八舌。这其实不是操作人员的错,而是高层人员的失职,或者高层人员的管理水平没有跟上企业的发展,没有对如何形成自己内部的管理逻辑有清醒的认识。

 

ERP从来就不是一个过度关注操作功能的软件。

 

前不久有一位同行告诉我,国外又出一些什么新的东西,有什么新的功能,可以自动完成什么工作,未来可能会代替ERP。

 

我不这么认为,ERP本质是一个用来管人的软件,而不是用来帮助你操作的软件。这就好比一条流水线,ERP并不是流水线上帮你快速拧螺丝的工具,ERP有可能是控制这条流水线速度的开关,它让流水线变得快还是变得慢,从来不取决于流水线的工人,而是取决于流水线的设计者。如果选用什么流水线,让工人来提要求,那会发生什么?这条流水线的效率永远不是最高的,产出的质量也永远不是最好的,但它却是对操作工人而言最舒服的。

 

为什么我认为ERP短时间还不能被替代?

 

因为ERP是用来管人的,如何管人,让一帮人集中起来像一台机器一样,朝着一个目标合力前行,这门科学还远达不到自动化,远达不到让电脑来管的程度。人越多的时候,状况越多,管理的复杂度会几何级增加。

 

一个企业10个人的时候,只需要一个管理者,而这个企业100个人的时候,管理者的数量并不能简单乘以10,可能会需要20个管理者。据百度资料,中国西汉的时候,大约一个官可以管8000个人,唐朝的时候,一个官可以管3000人,清朝的时候,一个官只能管900个人,现在呢?美国的官民比例是1:12,平均一个公务员对应12个人口。

 

这并不是因为管理效率低了,也不是因为时代在倒退、不再岁月静好。最重要的一个因素就是人口增加,管理难度就会几何级增长。所以当企业只有10个人的时候,你可能并不需要什么 ERP来帮你管理。而当企业100个人的时候,你可能就需要一个ERP软件来辅助你管理了。

 

所以ERP最重要的,真不是功能,而是内在的逻辑和管理理念。

 

就以SAP的产品为例,经常听人抱怨,说SAP针对集团用户的S4太麻烦,写个报表要开发,加个控制也不能像B1一样随心所欲,做错单据,那更是天都塌下来,要费尽周折才能调整。

 

S4的技术还比不上B1吗?并不是这样,是因为S4的目标用户是成熟的大企业。大企业远比中小企业管理复杂度要高,一不留神,这头巨兽可能就会走偏,导致危险悄悄发生。所以大企业更注重风险控制,更在意规矩,所以当你在S4做错单据,你可能需要闹得全天下都知道,你才能调整,并且调整后,还会遗留一定的后果。而你为之付出的时间、麻烦,这些管理成本,是成熟大企业不在意的,他们真正在意的,是一切要按既定规则来。

 

B1的客户是快速发展的中小企业,中小企业和成熟的大企业不同,内在的管理逻辑还没有真正定型,并且对管理成本也更敏感,所以B1的自由度就远比S4要高,在功能上的可调配型也更灵活。但是你能因此说B1比S4更强吗?

 

一个用来管人的软件,并不会被多了什么便捷功能,加了什么自动标签的软件代替。

 

ERP真正的终结,在于不需要管人的时代的来临。当无人工厂出现,当无人供应链来临的时候,这个时候就不再需要ERP,这个时候才需拥有各种华丽功能的软件来代替了。当那个时代来临时,软件自动下单,自动出入库,自动汇报,单号永远一对一关联。

 

而在那个时代来临前,ERP永远需要对人进行管理,需要考核不同的岗位,让他们能发挥最大能动性,让他们主动去关注异常的处理,只要人还在,ERP就不会被替代。而只要ERP还在,ERP就永远是用来管人,而不是用来帮助人的。

 

所以顺便说一句,现在热推的什么RPA,我个人的观点:这只是时代的一个过渡阶段而已,可以理解为从ERP到无人工厂的控制系统演变过程中,一个小小的插曲。

 

更深地理解了ERP能发挥什么作用,会如何发挥作用,我们才更能理解SAP的上线,仅仅是一个开始。也更能理解在项目选型中,为什么功能永远不是最重要的。也更能鞭策自己,在项目实施中,永远要战战兢兢、如临深渊、如履薄冰。因为你把控的,是一条巨船,这条巨船会面临很多未知的异常和变数,只有顾问自己清醒,你才能把这些理念灌输给客户,你才能做出真正的优质项目。

 

至于功能?不重要,SAP什么都能做到,这个不是大话,也不是我狂妄,请相信我,还是那句老话:没有B1做不到的,只有顾问做不到的!

 

好了,这门课的正式课程就此结束,通过这门课,我把我的一些领悟贯穿其中,分享给你,同时也是对我十多年SAP实施生涯的小小心得总结吧。我不一定是正确的,请你要多一些自己的思考。

 

今天的我,有时候也会觉得昨天的我很愚蠢,所以你如果尽信我的观点,那你也有可能被我带偏了,所以建议你把我的观点,作为他山之石,早日修炼出自己的内丹吧!

 

各位,再见!

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