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刘春光:商务智能,突破财务预算的无限可能 下
来源:时间:2021年07月14日

SAP财务计划解决方案

 

财务预算领域,如果我们从流程上来讲,主要还是事前的编制、事中的控制和事后的分析。在SAP分析云里边,可以做到的是事前的编制和事后的分析也就是预算的编制预算的分析这两块而预算的控制呢,在SAP的分析云里面是做不了的它一般都是在我们的应用系统里完成的,比如说像ERP系统OA系统里面来做预算控制。

 

如果我们用的ERP系统是SAPS/4HANAS/4HANA Cloud等,SAP分析云是可以直接跟这些系统进行对接的,我们可以将预算控制直接写到这些系统之中如果是其他的ERP系统的话,我们只能用文本的方式来进行导入、导出,来做这些事情。

 

下面我给大家看一个视频在这个视频里的每一步在黄色条框中,都会有一些语言性的描述,告诉我们这一步讲的是什么。

 


刚才的视频可以归纳为七个重要的功能点第一个功能点是整个平台协同。

 

1预算编制:协同的财务业务预算管理体系

 

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 协同主要体现在两个方面,一个是我们看到的它有一个日历甘特图,我们可以管理整个项目的每一个节点。因为在预算管理的时候呢,尤其是比较复杂的业务或者集团性企业来讲,比如说十一月份就要做明年的预算那预算也不是各个部门同时去编制的,如果是以销定产的这种客户呢,他可能先编制销售计划,编制生产预算之后呢再将生产分解到BOM上,再决定采购。再如果跟经销商或者供应商有比较多的串联的话,可能销售计划还要发给经销商,经销商来定他们明年各个渠道的计划,还有采购计划,也有可能会给供应商来定他们明年的销售计划。

 

协同的另一个体现是平台上有一个类似于对话框一样可以在这个对话框中构建组,把所有的报表在系统内以附件的形式发给对方这样的话就不需要微信Email里各种各样报表满天飞的情况呢,一是无法追溯,二是权限无法保证。在这个平台里面呢,我们只需要每一个用户登录平台后就能打开而且这个平台还自带一个APP,这个APP也是有对话框的形式,就像上图里看到一样,它有一个手机APP,我们的对话框也可以同步到APP上。

 

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从预算管理流程角度来讲,因为全面预算涉及到很多流程的配合,那这些流程之间又会互相影响谁应该先走,谁应该走,都是需要一个协同的平台来互相配合,否则的话很容易变成各个都在编自己的预算,产供、销可能完全脱节了。

 

我们可以通过一个协同的平台明确管理的流程,让每一个责任中心在不一样的位置,各个位置之间又有承上启下的关系。如果上一个人做得不好的话,后面人可能无法是从了。所以大家都要按照这个位置和流程进行操作以前我们通过Excel编制的时候,一个是无法解决权限问题,另一个无法解决效率问题而在这个平台上,在权限和效率之间可以达到一个平衡。

 

从编制的方法上来讲呢,传统的预算编制方法应该是在19世纪20年代,在美国的通用电器、通用汽车等等这些大型的企业中产生的。现在已经一个世纪过去了,这个理念不能说是不好的,但是伴随着很多问题比如说传统的预算都是一年一编制的,一般提前三到六个月开始编制,这就意味着企业要提前一年左右就要猜测可能发生的事情。在今天这样一个快速变化的商业环境下呢,这样的编制基本上是不可能的。随着技术的更新迭代,预算编制是可以越做越细的就引出我下面要说的协同式的预算编制方法。

 

预算编制方法是什么意思呢?其实它就是以工作任务而不是以部门为单位去分配资源的每一个工作任务可以是一个流程,也可以是一个项目我们都可以设置可以衡量的指标,并且可以确定负责的部门和人员。重点就是工作任务,不在以部门来划分,因为一个部门制定预算的话,可能会牵扯到其他的部门但是其他部门又不共同承担责任,所以从编制方法上来说,SAP分析云提供协同式预算编制方法。

 

2预算编制:灵活的版本管理

 

第二个功能点是灵活的版本管理。大家都知道预算编制是强调可持续性的,它不是一个年度性的工作不管是老版本还是私有版本,每个类型的版本都可以共享和协作,也可以作为工作流发给别人,协同进行编制和审批。

 

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所以说每一个版本的数据点都会有一个记录我们可以看到业务历史记录中每一个版本数据的改变,在这里都可以追溯。并且从功能上来讲,可以回滚任意节点,传统的Excel里面做这个版本管理,它可能需要好几张的Shift页来做这件事儿。

 

我们在推进预算管控的时候就有一个说法,预算管理是把企业未来的经营活动装进一个预先设定的罐子里,这样的话就能束缚企业的手脚,教化企业的灵活性。比如说有的客户提出制定预算目标,有的部门可能十一月份就已经完成了全年预算目标。按理来说呢,这是一件好事儿但是大家都知道十一月份完成目标,其实是不想超太多目标的因为怕明年的目标定的太高不好完成。还有的部门可能到十一月份才做完全年目标的50%,这样类型的部门可能消极怠工,因为无论如何再怎么做也是完不成的。

 

所以说企业遇到的问题呢,一个就是见好就收,一个破罐子破摔。其实问题的解决方法很简单,就是我们讲的版本管理功能来解决这个事情。怎么解决呢我们设定多个既定目标就可以了,比如说底线目标进取目标和挑战目标。

 

3预算编制:提供根据业务规则的成本分摊分配逻辑

 

第三个功能点是一个比较重要的功能点SAP分析云分摊分配功能,最重要一点就是说它是一个面板化配置的功能,财务人员可以按照业务需求自己配置而不需要IT不再像我们过去做那些分摊分配的时候,需要IT去写很多的SQL、去写很多的语句来实现。那这个分摊部分有什么作用呢?我给大家举个例子。

 

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原来这个公司有两款产品A跟B我们去核算每个产品损益的时候呢,其实就是用收入减去直接成本,然后再检查间接费用按照直接成本的固定比例分摊。后来利用这个分摊分配,把整个公司里面的供应链或者说是价值链上所有的业务流程,按照实际发生工时分摊下去这样我们把间接费用按照实际的作为活动来分摊的话,我们就看到产品非但不像以前那样挣钱,而且是一个亏损的状态产品A反而企业带来更多的利润?

 

刚才讲的是一个作业活动法,就是ABC成本分摊法,这样一个高级的管理方法,不是说它是一个特别先进的理念,其实过去十年时间大家都在做的一件事情,但是可能因为本身技术原因虽然有这样的一个管理思想,有这样一个成本的管理办法,但是在实际操作当中呢,我们操作的比较粗,不是特别的好。现在更多的时候我们是利用这样一个灵活的工具,能把成本管理做得更细比如说一些零售客户核算到门店,现在就可以通过这样一个强大的运算能力和更加复杂的逻辑核算单品比如说航空公司把成本核算线,那现在的话可以核算个人。

 

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在这里强调两点,一个是基于作业活动成本分摊,这种高级的成本管理理念是过去十年来一直都有的,但是现在我们可以通过技术手段把它做得更细。第二它更加灵活,意味着我们不需要像过去一样,再去学一些复杂的SQL语句或者复杂的程序去实现它,可以通过面板的方式,把这个功能完全开放给财务人员和业务人员。那财务人员和业务人员就可以根据管理的需求根据支持决策情况自己去配置去做一些分摊,然后可以得一些管理会计上的报表去支持他们的决策去做一些What-If多情景的分析、模拟。虽然我们在这一块儿管理思想没有新的东西,但是可以通过技术加持,把它做得更细、做得更灵活。

 

4预算编制:表单直接输入

 

第四个功能点是表单的直接输入,表单直接输入不像Excel里面,不需要公式,一个非常好的用户体验我们刚才在视频里面也看到了,我直接在页面上输入加3%之后呢,系统就会直接帮我算出最后的数值是多少还有比如说我在分摊分配的时候,不需要自己计算这个数据是多少,我直接输入40%30%,系统就会自动帮我算这个就比较智能、比较灵活。而且就像刚刚讲到的,我所有的数据都可以去追溯

 

5、预算编制:支持滚动预算模板

 

第五个功能点是支持滚动预测,这种滚动预预算类似于模板,可能前几个月是实际数,后几个月是预测数然后这个预测还可以用算法去做这样的预测,这功能有什么用呢?汽车行业来举例,整车厂的利用率是比较低的,反而一些汽车零部件厂商的利润率比较高面对终端客户利润率可能是15%对于汽车零部件厂商来说呢,它的利润可能会达到30%或40%,这一情况说明什么呢?说明大部分企业都没有建立一个良好的挤压供应商的制度。就好像我们在最终消费者那边遇到个充分的竞争一样,采购并不像销售,还没有一个完整的绩效评估体系把这种多余的水分给挤出来。

 

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那面对这样的问题,我们一般怎么处理呢我们可以把采购价格作为撬动采购管理的支点。因为要是挤压价格呢,这个价格不可能是无限的价格太低会有很多的条件比如说要买很多很多的货,那可能积压很多的库存。

 

所以说我们要在市场的合理范围之内寻找一个合理的价格区间,然后再去采购的政策是什么?比如说延迟支付竞标预定、还是采购等等这里面都是需要数字化来支撑的。我们设定一个上浮的百分比如果超过这个区间的话会有预警一开始可能就是一个简单的市场价然后判断采购价格再往后我们自己做一个价格预测,设置最佳的采购时间,去平衡采购风险和安全库存。

 

6预算编制:工作流和审批追踪

 

第六个功能点是工作流和审批的功能,这个功能呢大家不要小看,其实是最有用的。Planning计划功能呢,像预算编制、预算控制,其实很多企业没有这么大的需求,或许一个数据填报、一个数据汇总、一个审批,然后分析一下就完事了可能在市场上找这样一个平台需要十几二十万我们这个平台呢如果说不想玩的那么高端,只是想把它当作一个填报平台用的话,也是很好用的。

 

因为这里面有完整的分发、填报、汇总,还有权限控制、审批分析等机制,而且价格也不是很高如果只是以填报来看的话,再加上实施的费用,可能十几万或者二十万不到,一般来讲的话一两个月就能把项目拿下来。对客户来讲,这个产品是不断迭代的,不断可以有新的功能,不断可以享受智能的数据挖掘分享一体化的很多功能。

 

7预算分析:发现隐藏问题,提升精细化内控

 

第七个功能点是预算分析里数据分析这个数据分析其实是有算法本身加持的,不是说简单的看看报表就完事儿了。比如说像下图的例子里边儿,它是通过看项目的预算,发现项目的超比较严重

 

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我们可以通过智能洞察的功能去定位的到底是哪一级科目、哪一个一级科目哪一个二级科目哪一个三级成本超支最严重。而且在这里面最好的是可以定位到合同编号具体可以看到是哪个合同出现了问题,像这个例子应该是C201808050806两个合同出现了问题,超支比较严重。所以这里把原来要做数据分析、数据挖掘时候比较麻烦的通过项目去看二级成本、三级成本,然后再关联到合同,变成让领导看一下直接找到问题所在,比较方便。

 

以上就是刚才视频总结出的七个重要功能点

 

对今天与大家分享的内容做一个简单的总结首先就是商务智能对于企业的价值越来越明显在不久的将来商务智能也必将成为企业决策的左膀右臂,为企业在信息化时代立足提供核心竞争力。财务的计划和分析呢,将成为财务领导人最重要的功能。

 

今天分享的内容就到这里,感谢大家参与。

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