徐悦：“这种例子其实是很多的，和张老师与王老师介绍的一样，在一个项目运行之前，我们把销售线索变成销售机会的时候，就应该要去了解客户的一些需求，然后给客户报价的时候，我们内部就需要有一个合理的工作量的评估，这样我们才能有一个合理的报价。客户的需求要划定在一个范围之内，因为就像张老师刚才介绍的，可能会有些客户他在信息化建设实施过程中，前期有些地方没有想到，做着做着还需要加这方面的内容、那方面的内容，这就是我们项目立项之前呢，在客户调研这一块可能就会有遗漏，所以像这样的话，就需要售前的人员对客户的需求有一个合理的规划，然后在规划的过程当中，我们是否还可以给客户的一些前瞻性的建议和引导？他是否还需要做到哪些东西？我们一开始就要有风险控制的这种意识，这样的话，我们才好进入到下一步项目立项、项目实施的过程当中。项目实施过程当中，我们在上一期已经介绍过，现在很多企业都是采用项目预算制度。在项目预算制度的管理过程当中，关于每一个项目到了哪个阶段、实际项目过程当中产生的这些费用是否在这个阶段、在这个阶段中财务是否合理等等，基本上我们现在的这个系统是可以做到可控的。在这个阶段当中，如果说我这个项目只执行了40%这个阶段呢，那我们的预算额度也肯定是在40%之内，那我要报销了的费用肯定也得在40%之内，如果超过了的话，他跟着系统都提交不了了，咱们的系统能够在这一方面，就已然就控制住了。只是说在这个过程当中，我们要分析的点是在哪？就是说尽管这个费用是控制住了，但是为什么40%了，在日常过程当中没有实际达到40%的工作量？是因为什么原因？到底是因为人力投入不足，还是说因为咱们投入的人力他的水平不够？我们肯定要在这方面再去进行一些分析，或者说一些风险点有可能是在这些地方了。我理解信息化系统中的风险控制，一般就会关注这些点了。”

主持人：“刚刚徐老师不仅给我们讲了信息化系统中的风险控制，同时也把项目管理的分析也给我们介绍了一下。那么王老师，从您的角度或者说从罗德公关出发，目前是怎么做项目管理的分析呢？请您跟我们分享一下。”

王鸿：“好的，我来分享一下，作为一个特别理性的财务人员，是怎么去管项目的？因为我们不可能渗透到业务的每个角落，不可能每天跟着见客户、去现场之类的，我们是靠系统里的数据来管理项目的。在费用结构上呢，我们在系统里会根据项目把费用分成两大块，一块我们叫费，另外一块叫做Cost。费这一部分就是我们靠员工的工时给客户提供专业服务，产生了相应的收入和成本。那Cost的那一块，是我们上一次聊到过的，直接费用和间接费用，需要由项目承担的这一块。对于费的管理呢，我们是靠系统的报告，每月会对我们这差不多一千个项目都会跑出两个大的报告来。针对费的那个报告呢，我们会去比对合同里的规定，比如说合同里的规定到了5月31号这个节点，或者到了那个12月31号这个节点，我要100%完工了，那我系统里头跑出来这个报告它是不是100%完工了？如果没有100%完工的话，我们就要去看一下它为什么会出现没有100%完工的情况，这个时候我们就会找到业务人员，跟他了解一下这个项目进展情况，是遇到什么困难了，导致没有按期的完成。那对于Cost的这块儿呢，我们会比对合同中费用项去控制，比如说原来的费用里只有交通费，那突然间来了一个支付给第三方的咨询费，我们会去问了这个项目当时是没有这块支出的，是客户提了新的要求呢，还是把费用报错了。因为我们几千个项目，也有可能出现误差的，就要理清楚这个误差产生的原因是什么。实际上在每个月我们这两个报告跑出来的时候，不管它是一千个项目还是两千个项目，项目的全貌就都在财务人的眼前了。那你看到的，是不是跟原先设定的一致，这个差异就是告诉你项目执行的是客户满意的还是不满意的，是偏离了原来合同的规定，还是说跟原来合同规定的是一步一步暴露的非常好的这么一个情况。实际上就帮助财务人员在不可能Involve业务服务的情况下，也能很好地管理项目了。”

主持人：“王总不仅给我们讲解了项目管理分析，也给我们分享了ERP带来的一些帮助。我知道罗德现在用的是SAP的BYD，在这个产品当中做了一个项目管理，其实我了解到对项目管理的分析，ERP能给我们带来很多的帮助，如果数据做进去呢，我们可以回头看一下历史的数据是如何的，还可以分析一下现在以及将来的数据，请问一下王老师ERP除了分析这个帮助，还有其他的一些帮助吗？”

王鸿：“这个肯定是有的，首先，系统它会把财务从复杂、繁重的核算工作中解放出来，以前我们是做数据、做表，现在财会人员就可以变成一个用数据、用表的人，有了这些数据之后呢，可以比对过去的情况、现代的情况，过去和现在的发展会有一个趋势的观念出来，就能够给管理层提供一些有用的信息，比如说某一个行业，它在过去可能是占公司业务的半壁江山，50%。最近两年它是呈一个下降的趋势，这个业务已经变成了30%、20%，下降的梯度还是很大的，这时候公司就要考虑这块业务是因为什么原因导致的下降，是因为整个社会的这个产业的更新更替造成的，还是说我们对客户的服务不利，然后客户流失造成的。系统会给管理层提供一些非常有用的财务数据，帮助管理层来做决策。有了这些数据之后呢，管理层可能对未来五年的计划，就会去找新兴的行业是哪里，然后这些新兴的行业一定是公司增长点的体量的切入点了。那么还有哪些是存在风险的，将来会被整个社会淘汰的行业。假如有客户再来找我们做的时候，我们要不要接，或者即使我们接，也要建议客户从创新的角度去看，去做更好的、更有价值的这个服务。”

主持人：“那徐老师，您在信息化的项目当中有没有相似的体会？或者您给我们举一个案例，就比如说没用信息化之前，做财务工作会比较繁重，而用了信息化之后呢，则带来很方便很便捷的感受。”

徐悦：“上一期我也跟大家有介绍过，就像间接费用的分摊，如果没有信息化的系统，那你要收集各种各样的数据，可能就得一两天的时间，然后再根据你的规则去分摊，分摊以后还要去写出各种各样的凭证，这个工作量就很大了。然后慢慢的就发展到会计电算化，还没有发展到ERP系统，最开始办公自动化是体现在会计电算化，把会计的人从核算、手工做账简化了出来，至少来说的话，不用写凭证了，也不用写账簿了。然后财务的三大报表可以自动形成，而且是随时随地生成报表，不用再一个客户、一个客户的去归集，大大的提升了工作效率。在十多年前呢，进销存系统和财务的总账系统还是两个独立部分，因为我都有所经历，尤其像生产制造型行业，材料有入库、有出库，这些单据怎么流转到财务上去？那大量的入库单、出库单得打印出来，然后财务那边有一个专门的人专门去做入库、出库的，其实这个会计分录是一个标准化的会计分录，但是两个系统它是独立的，没办法嫁接在一块儿，只能通过人工去做，那会有一个岗位专门去做采购，库存商品有进项税，有应收账款，闭着眼睛都能做的，但是必须得做，而且是大量的单。然后中间的单据也会有遗失，不能及时——仓库这边把出库单、入库单打印出来，然后财务再做进去，这都是需要时间的。慢慢的随着信息化的提升，现在大家都在用ERP系统，用了ERP系统，至少专设的岗位就不再需要了，这个人力你可以做其他的一些工作了。比方说我有入库，只要是仓库这边入库，财务系统那边接收到了这些数据，自动的形成会计凭证，然后我们只要对应的采购的这些发票、送货单，那出库也是一样的，都是自动能产生，这样的话，财务人员就可以从记账的工作中脱离出来，变成把控的这个环节，这样子就提升了工作效率，节约了人工成本，而且同时降低风险。”

主持人：“徐老师也提到之前的财务业务是分开的，据我了解BYD是财务业务一体化，请张老师给我们介绍一下。”

方案专家：“我给大家讲一下BYD总体的解决方案，首先，BYD是部署在云端的一个产品，大家都知道随着科技的发展，我们都要迈向云端，之前我们所谓的ERP可能都是本地化部署的那种，然后我们可能要购买这个服务器、购买一些硬件设备，其实这些对企业来讲的话，成本还是很高的，对吧？如果我们把它迈向到云端的话，到底有什么样的一个好处呢？我们从硬件方面、从服务器这些方面的话，就可以把这些成本给节省下来了，同时呢，它也能方便我们所有人员的一些工作，就是说我可以在任何一个地方，只要有网络的地方，我就可以办公，我就可以去访问，那这样的话，就给员工的操作也好、办公也好，都能带来极大的一些方便。尤其是在专业服务业领域，BYD的项目管理模块做的也特别好。比如像罗德这种企业，项目数量特别繁多、业务部门也有很多的情况下，如何去分析每个业务部门它的业绩如何？每个业务部门每个月或每年到底做了多少项目？对这些庞大的数据如何进行分析？BYD系统就把项目管理到业务端的集成，包括与财务的集成，运用的淋漓尽致，想从哪个维度分析都可以，想分析每个部门做了多少项目都是可以分析出来，每个项目经理做了多少项目、对应的客户是哪些，这些都能分析出来。包括我每个项目的、收入多少、成本多少、毛利怎样的一个情况，都能分析出来。所以说我觉得这个系统是特别灵活，也是特别方便。”

主持人：“我之前是不太了解BYD，各位专家给我普及了一下，我觉得BYD是比较好用的，然后今天的项目管理的话题到此结束了，感谢各位的嘉宾。”