《SAP&亿欧智库:2021成长型企业IPO数字化白皮书》免费下载 立即下载

售前咨询: 400-890-8880 售后服务: 400-815-0518
SAP Business One,让年终结算“难度一般般”
来源:时间:2021年05月17日

2021年的第一月走向尾声,农历新年也在腊八后正式进入倒计时。


工作进入到收尾阶段,忙碌了一年的打工人开始期盼回家过年。


在这喜大普奔的欢庆时刻,财务人员却依旧“夜以继日”、“争分夺秒”的对年终结算“查漏补缺”。


核查资产、对账、结账、报表、汇报等等一系列工作,犹如缠在一起的线团,让年终结算“阻挠重重”,财务人员该如何打好每逢年底的“终极挑战”,找到解决问题的“线头”并理出头绪呢?


今天,小奥贴心的准备好《SAP Business One年终结算干货秘籍》,助力财务人员从容面对财务数据的层层冲击,忙而不乱,精准快速的形成年度报表,成功规避结算过程中的不确定因素,卓越审计,轻松计划来年预算!

 

640.webp.jpg

 

01 年终结算前核查

 

财务人员在年终结算前,首先需要在SAP Business One系统内——检查文档编号、单据的完整性、负库存以及付款运行,其中:

 

✻ 检查文档编号,是为了确认单据和主数据编号序列中,不存在重复或者是已经缺失的编号,保证单据编号的连续性以及唯一性;

 

✻ 检查单据的完整性,检查是否已经将本年度所有和会计核算相关的单据转为正式单据,包括:交货、发票、退货、采购和销售中的贷项凭证、库存转储、日记账凭单等。当然如果有订单草稿,也请进行处理,如果草稿单据在已经关闭的期间,请不要为了过账文档重新打开期间,而是在当前过账期间内转正单据;

 

✻ 检查负库存,检查收货、采购订单、应付发票或者其他库存收货,是否存在未过账的单据,以保证在库存盘点及其他年终活动之前必须过账这些收货。此项检查还与系统的负库存冻结设置有关,如果系统做了负库存设置,业务人员在实际业务中出现负库存的情况,系统会阻止用户过账,而如果没有做相关设置,系统则可能存在负库存的情况,需要做检查;

 

✻ 检查付款运行,可以使用付款向导检查已保存的向导中,是否还有其状态为“已建议”,但是本应该执行完毕的情况,这样能够确保不会遗忘先前期间内已保存的付款步骤;

 

财务人员完成年终结算前核查后,便可对库存进行盘点。接下来,我们先看一下SAP的整体盘点流程。


财务人员可以在系统中设置所需的盘点周期,将周期分配到物料组并设置警报,通知到相关人员→将盘点的物料进行冻结,以防在盘点中有出入库的情况,对盘点工作造成干扰→准备好库存凭证后,财务人员需要打印盘点表,以供库存盘点员进行填写→再由库存管理人员进行实际的盘点工作→最后,将盘点结果输入到系统中,发布库存盘点员发现的任何数量差异,财务人员可以将这些差异从库存盘点凭证中复制到库存过账凭证。

 

同时,在SAP Business One 9.0版本后,SAP系统支持多人盘点、团队盘点,当企业拥有多个仓库,或者仓库面积过大,便可使用此功能,每个盘点员可以按照仓库或者具体库位进行划分盘点,最后将团队盘点结果进行汇总,提高盘点的准确性。

 

除此之外,库存盘点还支持管理库位的盘点、序列号和批次编号的盘点、不同计量单位的盘点、将物料和盘点导入到库存盘点凭证,以及将库存凭证日期或库存过账日期设置为内部仓库数量的缺省日期。

 

02 年终结算的具体操作

 

下面,将进入到今天的重点期末流程阶段。

 

首先,我们要了解关于年终结算过账期间的三个阶段:

 

第一阶段,定义过账期间设置。首先,财务人员定义会计年度的主过账期间,再定义会计年度中的子期间:年度、季度、月或日。

 

第二阶段,操作阶段。在日常工作中,财务人员可以输入具有过账日期的凭证和手动日记账分录,该过账日期将自动登记到适当的子期间,并通过子期间控制到该期间的过账,从而控制每个月的过账。

 

第三阶段,期末关账流程的过账期间设置,财务人员需要将过账期间状态更改为结算期间(此状态将限制可执行该期间过账的人员),执行对账等年终任务,并将期间状态更改为已锁定。

 

在此期间,会涉及到月结和年结问题。月结和年结的流程是大致相同的,财务人员将期间状态改为关账期间→期末/年终任务→执行期末/年终关账→将期间状态更改为已锁定。两者最大的不同在于,我们在月结时既可以按月做结算,也可以选择按年做结算,但月结任务或者数据,需要有计划的进行梳理,以保证年终结算的数据清晰。

 

其中,期末任务包括——确保已正确过账期末交易、过账所有日记账凭证、内部对账费用清账科目、固定资产折旧、打印系统相关报表、检查未清物料清单并在可能的情况下关闭凭证、备份企业数据库并将其置入场外存储位置等等场景。

 

年终任务包括——过账呆账、过账汇率差异 、过账所有模块中的期间的最后交易、关闭会计年度的最后一个期间、打印财务报表等年终报表、设置新的会计年度、进行备份以保存上一会计年度的状态等等场景。

 

另外,关于汇率差异问题,如果企业存在国际性业务,就需要在会计期末进行汇率差异的结算。根据期末汇率调整与外币核算业务会计科目的本币余额,建议在对账后进行汇率差异的处理,从而减少差异值。

 

最后,关于生产订单和物料完成的评估,当未清生产订单,其组件发布方法为“反冲”情况时,一般需要手工过帐在产品(WIP),为每个库存科目所有的 WIP 项目总计执行手工调整日记帐分录,并把此值从库存转到 WIP科目,在新会计年度开始时冲销此调整分录。当未清生产订单,其组件发布方法是“手工”时,在这种情况下,每个组件值都已经过帐到 WIP 科目 ,无需进行手工调整,由系统自动过帐。

 

03 期末关账与年初开账

 

前两部分执行完毕后,我们使用期末关账功能处理月末和年末的损益类科目结转。月结和年结又该如何结算呢?请往下看!

 

当财务人员做好期末关账之后,对于报表的查看,财务人员也需要注意一些事项,例如资产负债表,如果结账之后查看资产负债表是不平的,我们需要对以下两个方面进行判断:

 

第一 ,判断资产负债表模板,例如——财务人员在科目表增加科目并对新科目生成分录后,财务报表模板也需要将该科目添加进去,否则报表会漏掉该科目相关金额的统计,或者是因为利润期间的设置位置不当;

 

第二,报表选择的问题,在当月进行完结账后,再运行当月资产负债表的时候,要选择“添加结算余额”,否则会出现报表不平的问题;是否存在期末结转后又新添加凭证的情况,导致部分损益类科目或者成本类没有进行结转。我们可以通过试算表进行判断。

 

而关于试算表,如果财务人员需要在年终打印试算表,那么在执行期末结账事务后,要确保“添加结算余额” 选项是没有选中的,否则损益为零。如果处理了年终结算事务之后,在新会计年度开始时打印损益表,那么“添加结算余额”选项必须是选中的,以显示当前年度的零余额。

 

期末结算后,我们还需要核查该年度的过账期间是否已经被锁定,确保已经结算的区间不会发生新的业务。

  

最后我们来聊聊,财务人员在年初的时候需要注意的一些设置项,在年初如果没有配置这些项,就会导致新财年无法过账、打不开单据等异常情况发生。

 

年初注意项主要为五个方面:

 

✻ 新建账期,财务人员要确保新的账期已经被创建;

 

✻ 调整期间,在上一年的财务账已经关闭且审计检查后,需要财务人员进行相关的调账,我们把这部分交易标记为交易期间13,区分与整个会计年度年终结算相关过账,不会出现在年终结算的运行结果中;

 

✻ 固定资产会计年度更改,将所有固定资产都结转到新会计年度,按照新的会计年度进行计算计划折旧(仅对固定资产产生影响,不影响其他模块);

 

✻ 单据编号设置,如果企业的单据编号是按照年度进行设置,则需要创建新财年的单据编号规则;

 

✻ 汇率设置,对于有外币业务的企业,可以选择当月1日的人民币汇率中间价,提前定义好新财年一月的汇率。

在线咨询
电话咨询
400-890-8880
申请试用
返回顶部
立即注册,免费体验ERP功能,帮你实现降本增效
提供SAP解决方案的全球优秀服务商,17年深入26个行业提供专有的企业管理解决方案
免费试用